用“时间分块法”,每周为你节省10-20个小时

神译局2021-06-14
少即是多,只有几件事能真正推动你的目标。

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编者按:如何合理利用时间并取得成功是一个永恒的话题。我们所知的不少大佬都在时间管理领域有着自己独特的经验。作者在文中向我们介绍了“时间分块法”,也就是把一天划分成不同的时间段,然后用这些大块的时间处理相应的任务,通过制定一个让我们离目标更近的有重点的行动计划,最终实现目标。这个方法的重点在于,合理的计划之后务必付诸行动,把重心放在那些能够带来极大回报的重要事情上,而不是被那些琐事分心。本文作者Jari Roomer,原文标题How To Save 10–20 Hours Per Week With The Time-Blocking Technique

图片来源:bruce mars on Unsplash

时间分块是那些大佬们最有效的时间管理技巧之一,比如埃隆·马斯克(Elon Musk)、卡尔·纽波特(Cal Newport)和尼尔·埃亚尔(Nir Eyal)。这个方法是把一天划分成不同的时间段,然后每个时间段都专注于一个高度具体的任务或活动。

通过用时间分块法来规划你的一天,你就可以为这一天制定一个非常清晰的行动计划。以我的经验来看,它会让你的工作效率大大提高,每周可以节省10-20个小时。

正如卡尔·纽波特所说的那样——

有时人们会问我为什么要费心做如此详细的计划。我的答案很简单:它能极大地提高我的效率。我估计,每周经过规划后的40个小时的工作产出与无规划的60个小时的工作产出是一样的。

然而,尽管时间分块非常有用,但大多数人并没有努力去详细计划他们的每一天或每一周。但事实是,如果时间规划得不够好,它往往会被浪费或使用效率低下。

大多数人在生活中徘徊,被无关紧要的事情分心,而不是遵循一个让我们离目标更近的有重点的行动计划。我知道这听起来很刺耳,但这是真的。

正如罗马斯多葛派哲学家塞内加(Seneca)曾经写道:

人们在保护自己的个人财产方面都很节俭,但是一旦谈到浪费时间,他们反而对于挥霍这件最应该吝啬的东西毫不在意。

有时人们问我,时间分块是否会让生活方式变得像机器人一样。根据我的经验,事实正好相反。正是因为我对每一天都做了非常详细的计划,所以我能更快地完成我的工作,相比那些没有计划的人,我每天至少有1-2个小时的额外空闲时间。我越是安排好我的“工作”时间,我就越有更多的“休息”时间。

制定一个目标导向的时间表

我会用一种颜色编码系统来安排我的每一天和每一周。每一种颜色都代表着我生活中想要成长和提高的重要领域,或者是我想要达到的目标。

  • 黄色=所有与我的业务和副业相关的任务

  • 深绿色=所有与我的健康相关的活动(锻炼、准备膳食和我的早晚习惯)

  • 浅绿色=所有改善我的财富的任务和活动(管理个人财务,进行投资等)

  • 红色=我和女朋友的所有约会和活动

  • 蓝色=个人活动和社交(游戏之夜,想看的体育比赛,和朋友一起喝咖啡)

  • 紫色=家务,如打扫、修理房子、进行数字化清理等

上面是我未来一周的安排,用时间分块法做了充分的计划

我觉得创建一个目标导向的时间表很有必要。这意味着这个时间表应该反映你的优先事项,你的目标和你的梦想。

时间表本身从来不是目标。你的目的绝不是为了填满你的时间表,让你一直很忙。相反,你的日程表是一个强大的工具,可以帮助你在生活中所有重要的领域都取得进步。

你看,大多数人说他们想赚更多的钱,建立更好的关系,拥有一个更健康的身体,并实现其他雄心勃勃的目标。但是,对大多数人来说,这只是一种意愿。在每天和每周的基础上,在这些意图上没有多大进展。这是因为大多数人没有把他们的意图变成非常具体的计划。

因此,每个星期天,我都会好好审视一下我的长期目标和我的90天计划。然后,我用这样一种方式来规划我的整个星期,它充满了任务和活动,帮助我在实现更大的目标和梦想方面取得显著的进步。这一直是我规划实践的出发点。

我不会一开始就计划社交、做家务或忙碌的工作。如果我这样做了,就没有更多的空间来容纳那些真正改变我生活的高影响力项目和活动了。我只会很忙,但不是做到真正有效率。

关键是要把那些能让你离梦想生活更近一大步的任务和项目按优先次序排列。一旦完成,你就按照这些优先顺序计划其他的社交、琐事和繁忙的工作。再说一遍,我们是为了创建一个目标导向的时间表,我们是要实现目标。

时间分块的好处得到了科学证明

当你开始把每天、每周的时间划分开来时,你自己的效率也会得到提高。尽管如此,我还是要分享一下被科学证实的时间分块的两个主要好处。

好处1:时间分块能提高注意力

首先,时间分块已经被证明可以提高你的注意力。一项研究表明,当参与者有时间压力时,他们在执行某项任务时分心较少。

当你知道你只有一个小时来完成一项任务时,你意识到你不能把时间浪费在社交媒体、电子邮件或忙碌的工作上。相反,你需要集中精力在你的目标上,集中精力完成任务。

好处2:时间分块可以防止拖延

其次,时间分块是对抗拖延症的完美工具。大多数人在生活中徘徊,没有明确的行动计划。这很快就会导致时间的浪费、拖延和被低价值的琐事分心。

时间分块是最好的解药。《英国健康心理学杂志》(British Journal of Health Psychology)上的一项研究显示,当参与者打算锻炼20分钟——但是没有具体计划时——当天只有34%的参与者真正锻炼了。

一旦他们把这个锻炼的意图变成一个非常具体的计划(例如,从11:00到11:20,我要去跑步),实践率就从34%上升到了91%。

这就意味着,如果你把良好的意愿转化为具体的行动计划,那么你做这件事的可能性就会增加3倍。对于一个相对简单的习惯来说,这是一个很大的提升。正如他们所说,计划可以避免糟糕的表现。

然而,尽管时间分块是一种简单而有效的提高效率的方法,但大多数人做得还不够。事实证明,听起来容易做起来难。

哈佛大学的一项研究得出的结论是:“矛盾的是,当人们一开始有强烈的意图时,他们往往会计划不足。他们错误地认为自己的强烈意愿足以促使他们做出想要的行为,这种信念使他们没有耐心采取能够将意愿转化为行动的策略。”

换句话说,仅仅有正确的意图是不够的。仅仅有动力是不够的。如果你想成功,你需要为它做计划。

想学一门新语言吗?那就计划好本周练习的具体时间。想在Medium上写更多的文章吗?那就安排好一些不受干扰的写作时间。想让副业起飞吗?那就在你的日历和时间表上拨出时间来做这些事情。

关键之处其实很简单。如果你想在实现目标的过程中取得真正的进步,那就好好利用的时间表,把那些你想实现目标的时间安排好。当你把强烈的意图和适当的计划结合起来时,你就拿到了打开成功大门的钥匙。

我的首要规则:计划好每一天以达到最佳效率

现在你已经知道了计划的好处以及如何创建一个目标导向的时间表,我想分享我的首要规则,计划好每一天以达到最佳效率。多年来,我一直遵循这条规则,这是我每天必做的事情之一:

上午是行动,下午是管理。

大多数人错误地认为工作效率是线性的,但事实并非如此。你的认知表现、精力水平和工作效率一整天都会波动,而不是一条直线。

一天中有些时候你会更专注、更有效率、更精力充沛,就像一天中有些时候你似乎什么事都做不成一样。这是作为生物的人类的本性。要想实现效率的提升,关键在于顺应这一规律,而不是违背它。

根据研究,大约75%的人(包括我自己)都认为早晨是一天中效率最高的时候。这是大多数人思维最敏捷、注意力最集中、精力最充沛的时候。换句话说,这是完成高价值、复杂任务的最佳时间。

如果你也有这种情况,尽可能地利用好这些时间,把它们在你的日程表中合理安排。这些时间能产生极大的影响,所以你应该保护好这些时间,甚至区别对待它们。

如果你属于下午晚些时候或傍晚时效率最高的那25%,情况则正好相反。利用早上的时间进行管理,下午/晚上的时间进行行动。

总而言之,我的早晨总是包含着创造新事物。我一般会在早晨写文章或书、致力产品创作、改善销售渠道。这三个任务对我来说最重要,属于能带来80%结果的20%的活动。

这些任务的性质要求我必须处于最佳状态,所以我会在处于最佳状态时完成它们。与下午相比,早上我的思维更清晰,注意力更集中,精力更充沛。

因此,每天早上我在日历上划出3-4个小时来完成深度工作,专注于我最优先的任务。我排除所有可能的干扰,集中注意力,在“心流状态”中工作,尽可能做到最好。对我来说,这是达到最高效率的终极公式。

下午,我执行管理类任务,如电子邮件、回复评论、开会和完成行政工作。这些任务对我的认知能力或精力要求不高,它们甚至可以在次优状态下完成。毕竟,用一天中效率最高的时间去做这些低影响、低努力的任务是很可惜的。

为了以最有效的方式处理管理类任务,我使用了“批处理”技术。例如,我不是一天内回复几十封分散的邮件(这会分散我的注意力,导致大量的思维转换成本),而是拨出时间一次性高效地解决它们。

注意规划谬误

最后我还要说的是,在制定你的每天或每周的计划时要意识到计划谬误。所谓计划谬误,是指人们倾向于在日常生活中计划太多,而为每项活动计划的时间太少。也就是说,大多数人都严重高估了他们在一天或一周里能做的事情。

解决办法很简单,每天少计划一些任务和活动,给每个任务分配更多的时间,这样你就有足够的时间来完成你打算做的每个任务了。

就我个人而言,当涉及到工作效率时,我试着采用一种极简主义的心态。我们的目标不是做尽可能多的工作,而是专注于少数能带来更高比例结果的任务和项目。因此,重点不在于做很多事情,而在于做真正重要的事。

少即是多,只有几件事能真正推动你的目标。这些任务应该在你的日程表中按优先顺序排列,你也应该给予这些任务最多的时间、精力和注意力。至于那些其余的低价值的事情可以考虑通过委托或者外包的方式转移出去,这样你就可以真正专注于有意义的事情了。

写在最后

时间分块是一种有效的时间管理技巧,它能帮助你朝着主要目标前进,每周节省10-20个小时,消除生活中的拖延状态。

当然,最重要的事情是根据这些知识采取行动。仅仅了解这些知识是不够的,如果你想有所收获的话,你就必须沉下心来用时间分块法来规划你的每一天、每一周。

译者:喜汤

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