激发创新,先学会好好说话

红杉汇·2021-08-25
让你负责的创新项目成功,要沟通的三件事:WHY-HOW-WHAT

无论是启动新项目,还是策划新活动,与客户、团队反复沟通是必不可少的环节。项目启动方式有多种多样,但无论是选择小规模试点启动,还是大规模战役启动,或者是循序渐进式启动,都需要在正式启动之前的沟通中制定好方案,明确“做什么、为什么做、怎么做”几个重要的核心问题,这样才能推动新项目的顺利开展。

可以说,沟通在每个创新项目的成功中都发挥着重要作用。关键在于:赢得员工,尤其是管理层的支持,让他们在启动创新项目之前就参与到你的沟通计划中来。

对于老手来说,在项目启动环节进行充分的沟通,或许不是难事。但是对于从未负责过新项目的新手来说,如何进行沟通可能并不轻松。沟通什么内容、通过怎样的形式与渠道、多久沟通一次……这些问题都需要慎重思考并执行。

好消息是,沟通并不是什么高深的学问,你只需掌握几个简单的规则并实践它,就可以轻而易举地做得很好。本文将从沟通时会涉及的几个方面开展,帮助你逐步掌握为新项目启动制定沟通计划的技能。

沟通的关键目标

当你在制定任何形式的沟通策略时,你需要清楚地了解为什么要做,以及你想达成什么目标。有了明确的目标后,你在沟通会上就能够抓住重点,不说废话。关键信息不会被稀释,也就不会影响整体效果。 

当然,关于什么是重点、比例多少,都是非常主观的,并没有正确答案。但关键是, 为了有效,必须简洁。而要做到简明扼要,你必须对大局有深刻的理解,知道孰轻孰重。 

为一个创新项目的启动做沟通时,需要牢记 四个关键目标:

让参与者了解创新项目的WHY(原因)、HOW(方式)和WHAT(内容)

引导参与者专注于想要的结果(即战略目标)

因此,如果你只是让人们想出“创新的想法”,最终结果可能会不尽如人意。这时,就需要为创新活动设置一个特定的目标。比如,“通过创新来降低成本”与“通过创新来增加收入” 是南辕北辙的两个思路,它显然会带来完全不同的结果,达成两种目标所需的资源和能力也截然不同。 

所以,想要在商业结果上有所产出,你始终要有一个非常具体的目标或预期,不管是对应于整个创新项目的目标,还是项目中不同活动的结果。把这些目标与预期结果传达给参与者,会帮助你们更好地实现这些结果。 而且,目标越实际、越具体、越便于衡量、越便于理解,效果会越好。

带动并保持大家的热情,让他们能够积极、持续参与

沟通最明显的目标就是让人们能够切实参与到新项目中来,但是很多人往往忘了制定适当的计划来维持这种参与热情。如果你缺乏主动沟通提醒,大家的注意力很容易被其他优先事项抢走,并且对后续的参与也有妨碍。 

那么对于新项目来说,参与率多高才算好?据统计,针对全公司员工的创新项目,25-40%的参与率比较正常。如果你的项目参与率低于这个数字,说明你很可能没有做好沟通,或者项目设计对于目标受众吸引力不足;如果接近或超过这个数值,则表明你在计划和沟通项目方面做得非常出色。 

具体要怎么做?首先,你要告知和激励目标受众,让他们参与进来。要告诉他们要做的是什么,为什么要这么做,以及参与进来对大家的好处。你可以从 意义、选择、能力和进步等方面谈起。如果做的事有足够的影响力,并且能帮助到他人甚至是自己,通常就足以让大多数人有参与进来的意愿了。 

提高参与质量

沟通的最后一个关键目标,在于提高参与质量。在具体实践中,就是指 要加强对预期结果的沟通,将信息传递给每个参与者,提醒大家应该关注什么以及不要关注什么。

项目的良好沟通,并不仅仅在于传达一些信息,更重要的是推进执行。比如在整个项目中,组织的员工和管理者们一起对新的想法进行讨论与打磨等。这可以让团队在整个项目落地执行的过程中,持续地对创新讨论,完善创新的想法。 

实用性沟通实践指南

在了解沟通的目的后,还有一些具体的实践细节需要掌握。下面是一些最常见的做法。 

另外需要明白的是,最好的办法就是付诸实践,然后再根据不同组织的具体情况做相应调整。因此,在制定了详细的沟通计划后,建议你在正式施行之前先在小范围内进行初步测试。 

1.内容

首先,也是最重要的,就是要传递的信息。传递的信息错了,再怎么注重沟通频率和渠道都没有用。我们可以从“WHY”(原因)和“HOW”(方式)开始,最后再谈具体的“WHAT”(事情、内容)—— 先从解释为什么要做开始、目标是什么、大家为什么要关注这个项目,接着解释这个项目的运作方式,最后以项目的具体内容来结束。只要记住这个简单三步结构,你的沟通就不会太差。

这些实际问题你一定要谈到:

  •  为什么要做这个事情,以及大家为什么要参与进来?

  •  计划的具体目标是什么?

  •  流程要怎么走?

  •  人们在实践中要怎么做才能参与进来?

  •  你对每个参与者的期望是什么?

另外,需要注意: 

  • 言简意赅,直奔主题。说出一切重要的,多余的不必说。 

  • 不要仅提供信息,还要鼓舞和激励。

  • 让人们知道你是真的在乎他们的想法。确保你在听取目标受众的意见时是真心实意的,然后做到言必有行。当得到第一批反馈时,要公开赞扬这些反馈。要是能立即实施其中的一些想法,就更好了。 

  • 测试和迭代。信息传递很难一步到位,马上做到完美,你可以先进行小范围内测,然后根据反馈逐步改进,最后才是大规模推广。 

2.渠道

明确了要传递什么信息,下一步就需要考虑用什么渠道沟通。你的目的是用有限的渠道向尽可能多的受众传递信息,而不同的目标受众又影响着对于沟通渠道的选择,因此,使用单一的渠道并不是一个明智之举。多几个不同的渠道,能够帮助你更加高效、完满地达成你想要的传播效果。 

建议大多数组织和大多数创新项目使用3-5个不同的沟通渠道。保持核心信息不变,但针对每个渠道的特点改变其形式。主要沟通采用主要渠道,辅助渠道用来提醒人们参与并强化相关信息。记得选择你的受众最关注、你也最希望他们在上面活跃参与的渠道,来作为主要渠道。 

以下是几个比较常用的内部沟通渠道: 

  • 电子邮件。

  • 内部聊天工具。通常也是活跃的、非常有效的沟通渠道。 

  • 创意管理平台。这是加强信息传递和维持参与的重要渠道,但通常在推动初步想法的采用方面做得并不是很好。 

  • 内网。这类渠道在大多数组织中通常不是很活跃,你可以试着在上面分享信息,但不要分掉太多精力。 

  • 其他即时通讯。这样的1对1渠道可以非常有效地起到提醒和激活作用,但通常不适合于新项目的初始沟通。 

  • 实体传单、海报、易拉宝等。这是向员工传递信息的好渠道,并可以在公司一线激发一些沟通交流。 

  • 团队经理、主管和其他意见领袖。这可能是最没有得到充分利用、却是迄今为止最有效的沟通渠道。 

3.形式

沟通的形式和渠道一样,不存在标准答案或模板。它同样取决于你的目标受众和你所选择的渠道。 

首先,当面的一对一讨论,应该始终是你计划的一部分。 

对于组织内部简单的一些创新计划项目,大多数情况下,使用文本形式的沟通完全没问题。然而,当你转向更复杂、持续时间更长或更大的计划时,纯文本可能就不够了,你可以借助一些附件完成系统的信息传递。 

另外,简短的介绍性视频也是一个非常不错的选择。它们能帮你快速传达更多信息,而且对许多人来说也更有吸引力。更重要的是,几乎所有渠道都可以用得上这些视频,并且使用起来也很简单。 

关于沟通形式,下面还有几点提示: 

  • 如果要做视频,时长请控制在2-3分钟左右——既兼顾细节又保持简洁,你通常可以先从这点做起。 

  • 无论使用什么形式,牢记WHY-HOW-WHAT的顺序。

  • 不要太在意制作水准。把精力集中在要正确传达的信息内容本身。

  • 条件允许的情况下,让高层也参与进来,以展示公司对这一项目的重视。

  • 要有真实感和亲和力。不要做空洞无效的沟通,这只会让员工畏缩不前。 

 4.频率

有很多研究表明,想要让人们记住并内化你所传递的信息并进一步采取行动,需要重复多次的沟通。通常来说,3-20次都是正常的。当然,重复太多次会打扰到别人,最终反而不利于工作的推进,所以,关键是要 在足够的重复和过多的重复之间找到适当的平衡。

想要做到这点,关键之一是 做好沟通计划,包括为同一信息多做几个不同的版本。但是在实践中,你不需要花太多时间去考虑和担心实际与计划的差异问题,出现这样的情况是正常的。 

落到实际的执行中,你会发现, 无论活动的周期有多长,你都需要类似的重复程度,而且本身就还有许多实际情况要去反复做沟通。因此,较短的活动沟通会更密集些,你需要分配足够的资源来实现这一点。比如为具有较大目标受众但时间较短(少于2个月)的创意挑战型项目分配专员负责沟通、协助管理项目;如果项目持续时间很长,沟通的任务就可以直接分配给团队成员,让他们在正常工作之外跟进一下即可。 

下面总结了在创意挑战或创新计划的每个阶段应该准备做的事情。有些只适用于有限时间的挑战,有些适用于持续的过程,但大多数两者都适用。 

你要经常做的事情:

  • 就项目/活动的启动做沟通

  •  就活动的结束做沟通

  •  项目变更或活动进入下一阶段时进行沟通

  •  在打磨想法阶段与参与者积极沟通,帮助完善想法或启发灵感

  •  就正在作出的决策及其背后的理由进行积极沟通

做了会有益处的事情:

  •  项目启动前几天进行事前沟通提醒。

  •  活动结束前几天或活动中的每个截止日期前,提醒大家注意。

  •  定期提醒(例如每周)。这对连续的过程和持续时间较长的活动特别重要。

启动仅仅是开始

启动仅仅是是新事物的开端而已。因此, 你的沟通计划,就像你的整体计划一样,显然不应该局限于启动阶段。

启动过程对于让事情落地并进入正确的轨道来说超级重要,但如果创新和相关的沟通没有做好持续的准备,每次只是随机做些一次性的活动,创新的潜力就永远无法发挥出来。 

创新需要持续的努力和坚持。有时的确可以追求一些快速的成果,但终究还是要回到致力于长期的努力中,扎实地去做。这同时也是你在项目启动过程中需要传递出去的一点。 

你应该努力实现的最终状态是, 每个人无论他们在组织中处于什么位置,都能参与到创新中来,知道你们为什么要这样做,而且知道他们能做什么来帮助实现创新,以及为什么这么做对他们最有利。

本文来自微信公众号 “红杉汇”(ID:Sequoiacap),作者:Jesse Nieminen ,编译:洪杉 ,36氪经授权发布。

+1
17

好文章,需要你的鼓励

参与评论
评论千万条,友善第一条
后参与讨论
提交评论0/1000
红杉中国,是创业者背后的创业者。在这里,红杉与你同行!
特邀作者

红杉中国,是创业者背后的创业者。在这里,红杉与你同行!

文章提及的项目

下一篇

在运动健身上花的钱,买的都是「心安」。

2021-08-25

36氪APP让一部分人先看到未来
36氪
鲸准
氪空间

推送和解读前沿、有料的科技创投资讯

一级市场金融信息和系统服务提供商

聚焦全球优秀创业者,项目融资率接近97%,领跑行业