员工连账号密码都记不住，企业数字化还有救吗？
近日在群里看到某企业信息部门人员在吐槽：“真是服了公司的员工，连个系统密码都记不住，不是记混了，就是忘记了，每天不是解锁账号就是重置密码，如此员工素质企业的数字化还有救吗？”
这种事情估计在大部分传统企业很常见，不是信息部门吐槽员工素质低记不住密码，就是员工抱怨系统多密码多，数字化太复杂，那么问题的根源在哪里？
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为什么员工总记不住密码？
当然不排除员工年龄大记性差这些客观因素，这都是个体差异的体现，但绝非一个简单的“记忆力”问题，而是企业数字化建设在多个层面存在缺陷的集中体现：
第一， 从技术角度来看
随着企业数字化建设进入深水区，各类业务系统、协作平台和数据应用不断上线，账号体系碎片化问题愈发严重，导致员工需要记忆多个账号密码，如果此时信息部门并未就账号密码的命名规则、存储方式给出统一指引，甚至由各个系统管理员按个人喜好进行设置，那么直接导致的后果就是各系统用户名、密码规则不统一，有的为英文、汉字甚至数字，给员工的记忆带来极大困扰。
这个时候会有员工提出来能不能将密码设置为“123456”或者更简单的“abc123”这类易记组合，但又立刻被系统拒绝，要求必须包含大小写字母、特殊符号和数字且长度不少于八位，这是系统安全策略的硬性要求，在员工眼里看似是提升了安全性，但却牺牲了用户体验与使用便捷性，所以在企业数字化建设过程中安全与便捷始终是矛盾的。
那么有没有兼顾安全与便捷的解决方案？
答案是肯定的。
企业可通过统一身份认证体系，如单点登录（SSO）整合多系统账号，配合密码管理工具或生物识别技术来降低记忆负担，同时提升安全性与使用效率。但此方案落地又需要大量的资金投入，且涉及系统间接口打通、权限精细化管理及安全审计等复杂技术问题，中小型企业往往难以承载。最大的问题是做此类系统前台应用几乎无感知，后台改造却需耗费大量资源，导致的问题就是领导对其建设的价值难以直观认可，即使建好了也会被认为是“鸡肋”功能，导致后期维护投入难以持续。所以从以上我们不难看出规划的重要性，大部分的传统企业在数字化建设过程中缺乏前瞻性的顶层设计，往往导致企业数字化演进陷入“头痛医头，脚痛医脚”的被动局面。最后往往是钱花了，问题却没根本解决，且技术债务越积越多，系统越来越臃肿。
第二， 从管理角度来看
员工数字化基层能力不足是不争的事实。
大部分的传统企业员工普遍存在数字素养薄弱、操作习惯固化等问题，尤其年龄偏大的员工对新系统接受度低，对系统有畏难情绪和依赖心理，认为“凡是与数字化沾边的工作都是信息部门的事”，缺乏主动学习和掌握基本操作（如记住密码）的意愿，将基础操作问题频繁推给信息部门，导致运维压力陡增，问题响应滞后，进而影响整体工作效率。
从中也不难看出企业在数字化转型建设过程中缺乏科学的、体系化的管理措施，比如数字化培训体系缺失，员工操作能力提升无从谈起；绩效考核与系统使用脱钩，导致员工缺乏使用动力；最重要的原因是企业的管理层对数字化本质认知肤浅，将系统上线等同于项目结束，不重视持续运营和用户体验优化。对员工的基础能力估计过高，缺乏必要的支持和引导。导致员工在实际操作中频繁出错，系统价值难以发挥，最终形成“系统建而不用、用而不精”的恶性循环。
第三， 从数字化运营的角度来看
从员工频繁忘记密码、重复提交相同问题的运维请求中也可以看出，这类企业往往也缺乏 统一的账号生命周期管理 机制，比如员工入职、转岗、离职时，账号的创建、权限调整、注销流程混乱、不及时，导致账号冗余、权限残留或访问不畅 的问题时有发生。而信息部门此时往往忙于处理“忘记密码”这类低价值请求，被视为“成本中心”和“救火队”，陷入“全天候保姆式服务”的困境，无法聚焦于战略规划和体验优化，价值被严重低估。
所以不难看出此类企业几乎上是没有数字化运营能力的，连最简单的密码管理都未能建立自动化、自助化机制，更不要说数据治理、系统集成与业务流程优化等高阶能力。
02
如何改进？
老杨认为解决此问题不能“头痛医头，脚痛医脚”，必须从体验、管理、文化三个方面三管齐下：
1.技术上优化
比如实施统一身份认证（SSO）与门户，这是最根本的解决方案。建设企业统一门户，集成所有核心应用，实现“一次登录，全网通行”；同时推行自助密码管理服务，部署类似ADSelfService Plus的工具，允许员工在忘记密码或账户锁定时，通过预设的安全问题、手机验证等方式自助重置，减少对IT部门的依赖，将重复性低价值工作自动化，释放IT人力，聚焦于用户体验优化与系统价值挖掘。同时建立账号全生命周期自动化管理流程，确保员工入职、转岗、离职时权限同步配置，从源头降低运维压力，提升安全合规水平。
当然技术上的优化是需要一定投入和周期的，对于一些企业而言，想从技术上优化解决可能短期内难以落地。
2.管理上强化
这就需要企业将数字化素养纳入员工考核，比如将基本的系统操作规范（包括妥善保管账号密码）纳入员工岗位职责和绩效考核范围，以此来改变“用不用一个样，用好用坏一个样”的局面。同时也需要在制度来规范，比如制定并严格执行账号权限管理制度，明确账号创建、修改、禁用、审计的全流程管理责任。特别是对于离职员工账号的及时冻结/删除。
3.文化上引导
企业需倡导“数字责任”意识，将技术使用从被动接受转变为主动适应，这个时候高层的示范与推动十分重要，企业一把手及管理层必须带头使用系统，遵守各项数字化管理规定，包括规范使用账号密码。他们的行为具有极强的示范效应，能够有效引导全员形成良好的数字习惯。同时，企业也必须要营造“安全与便利并重”的文化，通过内部宣传、案例分享等方式，让员工理解信息安全关乎每个人，同时让员工感受到企业正在通过技术手段（如SSO）努力为他们提供便利，从而赢得员工对安全措施的理解与配合。
所以唯有从技术、管理和文化三者协同推进，才能真正破解数字化转型中“人”的难题。唯有将技术的便利性、管理的约束性与文化的引导性深度融合，才能构建可持续的数字化协同生态。
最后总结一下：员工记不住密码是表象，其根源在于企业数字化建设“重建设、轻运营”、“重技术、轻体验”、“重管控、轻赋能”。企业必须认识到，数字化转型的成功最终取决于“人”的接受与使用。通过技术手段简化体验、管理制度提供保障、文化培育转变意识三方面协同发力，不仅能解决“记不住密码”的问题，更能为企业数字化的深入和成功奠定坚实的基础。这不仅是“有救”的问题，更是数字化转型必须补上的关键一课。
本文来自微信公众号“湘江数评”（ID：benpaoshuzi），作者：老杨，36氪经授权发布。
