高效管理者,怎样玩转“时间管理”?

创业酵母·2022-01-06 11:10
让时间变成撬动目标杠杆。

2022年已经到来了,回顾过去一年的努力,相信很多管理者都有一个想法:如果我有更多时间该多好?

时间是世界上最公平的东西,每个人每天都是24小时。

时间又是世界上最不公平的东西,每个人每天过的都不是24小时。

对于绝大多数管理者来说,时间是个有多少都不够用的东西,因为管理过程中永远有数不清的意外,永远有收拾不完的烂摊子,而对于很多真正重要的决策却没有足够的时间去思考。

今天我们就来聊聊,管理者应该怎样看待时间?

01 管理者,那个“统一时间”的人

管理统筹过程中,最大的困难是什么?

是每个人的时间安排不统一。

不同员工的工作效率、工作态度、工作习惯差异,团队内外交流的低效,跨部门协作和公司里的大小会议,每个细节都在吃掉管理者的时间,每个流程都在增加沟通成本。

那么怎样才能统一大家的时间?

第一次工业革命时期有个说法:统一全欧洲钟表的不是国王,而是火车

因为工业革命之前的欧洲小国林立,每个国家的习俗、税收、货币、道路宽度和商品规格都不一样,不同国家之间的商旅往来非常困难。

随着工业革命带来的铁路运输的发展,欧洲的跨国交通开始发达,人口和货物的流动量指数级增长。

然后大家就发现了一个要命的问题:我们的时钟是一样的,但时间却是不一样的。

可能在A国还没到发车时间,按照B国的时间火车已经晚点了。

为了解决这个致命问题,各国一起制定出“标准时”,然后全欧洲都按照这个时间调整钟表,才能保证铁路系统正常运行。

管理者只有在团队内部和协同部门之间制定一个大家共同遵守的“标准时”,然后才能做出工作安排的“时刻表”。

想要制定“标准时”,基础是你能不能给大家一个难以拒绝的条件。

如果你是老板,你说的话就是难以拒绝的条件。

如果管理者试图在平级中间建立“标准时”,最有效的方法就是诱之以利,说清楚制定“标准时”对大家的好处。

什么是跨部门的“标准时”?

就是建立明确的沟通机制,在部门协作的时候责权利分明,尤其是把利润和责任拆分得明明白白,不让任何人吃亏,也不让任何人推诿责任、搭便车。

什么是部门内的“标准时”?

就是给出清晰的工作目标和工作流程,给出明确的责任分配和奖罚制度,让所有下属在统一的标准下,向同一个目标冲刺。

什么是管理者自己的“标准时”?

就是三个原则:用时间换时间,用培养人换时间,用时间管理工具换时间。

用时间换时间,简单地说就是思考前置,做任何事之前都要先思考:这件事值不值得做,值得用多少人力和时间的成本做,怎样才能更高效地去做。

当管理者多花30分钟思考,可能会帮助你节省3天甚至30天的工作量。

用培养人换时间,就是教会下属解决问题的方法,而不是不厌其烦地帮他们解决问题。

02 你的时间颗粒度有多细?

前面解释了什么是用时间换时间、用培养人换时间,接下来我们聊聊怎样用时间管理工具换时间。

有人说,我尝试过很多最新的时间管理工具,但就是坚持不下来。

也有人说,公司里换了很多款工具,但员工要么不愿意用,要么只是敷衍。

其实,时间管理工具不在于设计得多厉害,重点在于你能不能用这种工具,细化自己的时间颗粒度。

什么是时间颗粒度呢?

今天已经没人看表了,因为我们掏出手机就能看时间。所以今天我们的时间规划有着极大的自由度,但同时也失去了很多可以参照的标准。

20年前电视上有报时画面提醒你对表,更早之前大家是听收音机广播的报时来对表。

而没有大规模通讯手段的年代,人们怎样确定自己的表是否准确?

1859年,英国伦敦的大本钟建成,当时这座大钟每15分钟一次小报时,每小时一次大报时。

钟声除了提醒人们“该对表了”,也告诉大家“注意时间”。

今天很多地方还保留着90/180分钟轮班、45分钟上课,或者15分钟茶歇的习惯,这些都和工业革命时代15分钟的报时规律有关。

也可以说,工业革命时代的最小时间颗粒度是15分钟,那么无论是休息还是工作,最细致的划分就是以15分钟为基准。

当我们进入信息革命的时代,细化自己的时间颗粒度,标准就不能局限于时间单位的切分,而是取决于你能不能把自己的工作任务细分下去。

可以说,我们怎样理解工作的本质,就怎样理解时间的划分。

举个例子,很多管理者写TDL时提到自己要跟某位员工做绩效面谈,但没有写清楚绩效面谈多长时间、事前准备多长时间、要谈几个方面的问题、自己想跟员工达成哪些方面的共识。

这样安排绩效面谈很难有好效果,实际上就是在浪费管理者和员工双方的时间。

任何管理工具的核心意义,都是帮我们复盘今天的问题、思考明天的策略。如果管理者对自己工作的本质缺乏思考,对工作事项的颗粒度拆分得不够细,所有管理工具都是无效的。

管理者时间颗粒度的大小,取决于我们对工作要点思考得够不够深入,也取决于我们对工作事项拆分得够不够精确。

只有拆分出足够细致的工作事项,才是用管理工具换时间的真谛。

而一个人能拿到多大的成就,取决于你能为自己和其他人节省多少时间。

03 怎样规划你的时间策略?

规划时间策略有三个原则:要事优先,眼光长远,不要用时间换痛苦。

前文已经说过,要事优先就是把最多的时间分配在最重要的事情上,通过思考前置来提高工作和协同的效率。

怎样理解眼光长远?

我们每个人都不断经历着大大小小的失败。世界顶尖扑克牌手、认知心理学专家安妮·杜克说,打扑克的时候你会输掉很多手牌,就像人生中我们会有很多次碰壁和失落。

但我们不要把一时的输赢与最终的成败联系在一起,最重要的是我一路走来所做的决策是否合理。

选择从长远来看能帮我们达成目标的明智策略,让每一次输赢都成为我们反思和调整策略的机会,这样我们就能不断学习和成长。

当我们锻炼自己的心态,要记得输赢成败不只是我们自己的情感体验,更是一种促使我们成长的动力。

规划时间策略的最后一个要点,也是很多人的盲点,叫做“不要用时间换痛苦”。

在承受压力和焦虑的时候,多数人都会下意识选择逃避,比如在做困难的工作时,忍不住刷手机打游戏放松一下。

但逃避有一个危险的副作用,就是越逃避越会产生愧疚感,越愧疚越会想要逃避。

有时候我们为了逃避核心问题,甚至会产生一种自我催眠的想法:只要我足够痛苦,就能心安理得的逃避问题。

酵母的一位老学员身上就出现了这个状态。

她是一个很成功的创业者,但疫情期间公司业务增长缓慢,投资人的态度也给了她不少压力。这个时候,她缓解焦虑的方式却是浪费时间且无效的——疯狂学习各种乱七八糟的课程,还考了几个与管理无关的证书。

她说自己的确学得很辛苦,但她不敢停下来,一旦停下来她就不得不面对现实,不得不体验那种无法解决公司业务问题的无力感,随之而来的就是铺天盖地的自我谴责。

用时间换痛苦,困境不会自动消失,反而让你更深地陷入自责和焦虑之中,最要命的是问题依然存在,只要你没有干掉问题,迟早会被问题干掉。

04 结语

时间是什么?

对于多数人来说,时间是爱丽丝故事里的那只白兔,你越是追逐它就离它越远。

而真正优秀的人,永远不会盲目的追逐时间,更不会让时间驱赶着自己。他们会让时间变成撬动目标杠杆,变成一条让人生成就指数级增长的公式

为了更快成长,我们要牢记时间策略的三个原则:要事优先,眼光长远,不要用时间换痛苦。

为了更好地管理,我们要充分思考并认识到自己工作的要点,然后拆分成最小的颗粒度。

新的一年到来了,千里之行始于足下,祝大家在2022年里成为自己时间的主宰。

本文来自微信公众号 “创业酵母”(ID:chuangyejiaomu),作者:酵研院,36氪经授权发布。

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