适合中小型团队的知识库工具有哪些?

企服最前线·2021-11-10 15:04
企业级知识库软件的目的就在于收集管理企业知识,帮助企业实现知识留存、办公协同、新人培训等。

随着疫情不确定且小范围复发,远程办公偶成常态已成现实,办公资料共享协作、传递管理等诉求成为各企业和团队亟待解决的问题之一,而由于文档分散在各个即时通讯工具中造成的协作内耗,空间大、功能强的知识库工具成了解决这一麻烦的最佳方案。

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智能对人工的全面替代无人可逆 

图片来源于网络 

企业知识库

百科词条对于「知识库」的定义是:知识库是基于知识且具有智能性的系统。知识库的目的在于整合碎片知识,形成知识体系以备于今后更高效更灵活的调用知识。

对于企业或团队而言,所谓的“知识”更多是随着业务发展留存下来的资料,以及为了辅助业务做大做强的支持信息,而企业级知识库软件的目的就在于收集管理企业知识,帮助企业实现知识留存、办公协同、新人培训等。

很多人会将企业云盘/网盘等同于知识库,概念定义上的确略有不同,但实用意义上相似度却很高,云盘最初是被用于个人存储与文件传输,但是随着云盘技术的不断创新,在传输的原始功能基础上推出了很多新功能。

个人理解为,知识库在本质上属于云盘功能丰富又细化后的一种类型,更像是聚焦了某一类内容存储与互动形式。

也就是说,云盘可以存储各种文件(表格、文档、思维导图、视频、图片等),仅仅是存储与展示,但知识库可将业务中零散的信息资料进行统一的存储、整理、展现,甚至还能形成体系与交互,像一些项目管理软件、即时通讯软件中的知识库功能,还支持团队成员可在知识库里进行在线编辑协作。

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好用的知识库工具有哪些共同点? 

知识库能解决团队中工作资料存储与协作的问题,更好的帮助职场人提高工作效率,降低协作内耗,那么,一款好用的知识库工具应该是什么样的呢?

从36氪企服点评网站的大量真实用户体验中发现,一款口碑不错的知识库软件/功能必备的优势功能3点:

(1)功能丰富强大:最好能尽量只用一款软件就完成知识存储与共享协作的需求,无论是文档存储格式的多样性还是快速搜索的便捷性,这些细枝末节的小功能成为一款软件是否能脱颖而出的重要依据;

(2)性能安全稳定:无论团队大小,对于内外部人员使用权限的细分层级要求较高,加密措施和系统的稳定性一定要到位,这是实现其他功能的基础;

(3)可多设备同步:实现高效最重要的土壤是可以随时随时,多设备同步共享能极大缓解远程和异地办公的时差问题,进一步提高工作效率。

所以,根据这些必备筛选条件,下面这五款知识库软件/功能总有一款适合你的团队。 

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快速找到适合自己的团队知识库工具

飞书:可帮助团队形成完整知识体系

飞书,字节跳动旗下一站式企业协作平台,将即时沟通、智能日历、音视频会议、OKR、云文档、云盘和工作台深度整合。

飞书知识库是飞书中的一个功能,通过结构化沉淀高价值信息,形成完整的知识体系。此外,明确的内容分类,层级式的页面树,还能够轻松提升知识的流转和传播效率,更好地成就组织和个人。

为部门、团队或项目搭建知识库,所有成员在同一平台创作和管理知识,轻松凝聚团队智慧,有效降低企业的知识流转成本,让信息在企业内自由流动。

飞书知识库继承了文档、表格和思维笔记的强大编辑及协作能力,使知识创作更加得心应手。产品全面覆盖电脑和移动设备,随时随地访问和编辑,第一时间掌握最新知识动态。

能支持快速迁移 Confluence 资料,批量导入 Word、Excel、CSV、XMind 等多种格式的本地文件。强大的数据迁移能力,帮助企业零成本开启知识管理新体验。

在知识库中,管理员可为文档统一设置阅读、编辑、复制、打印、导出等权限,也可以为部分保密文档单独设置协作者,全面实现内容的精细化管控,知识安全尽在掌握。

坚果云:可提供免费云存储服务的工具

一款提供免费云存储服务的工具

坚果云一款提供免费云存储服务的工具,产品分为面向个人和企业两种,可以帮助人们随时随地用任何设备快速访问文件,功能包括文件自动同步、文件共享、文件搜索、照片视频自动备份等,可应用于汽车、能源、金融、建筑等行业。

坚果云除了可以企业运用外,还可以个人储存文档使用,作为私人化人云知识管理工具,可将收集到的重要文件收藏汇集到坚果云中,避免时间长出现文件失效、丢失的问题;

坚果云收件箱还可以优化对外收集的流程,自动将收集的文件存到指定位置,省去下载和整理的步骤;纸质文件还可以用坚果云扫描来备份,扫描成功后直接同步到云端。

钉钉:操作简单易上手且不限使用人数

钉钉是阿里集团专为中国企业打造的通讯、协同的免费移动办公平台,帮助企业内部沟通和商务沟通更加高效安全。

用钉钉中的钉盘功能,可将文件快捷安全地分享给同事、部门和商务合作伙伴,创建团队即可获得100G企业网盘安全空间。

工作中涉及到的商务往来文件、项目文件等均可一键保存到钉盘,统一沉淀和管理企业工作成果,员工可以随时查阅,无需培训,操作简单易上手,而且不限使用人数。

在钉钉中可将聊天与文件协同一体化,也可在聊天中可以快捷收发钉盘文件,协作更高效。

另外,众所周知钉钉是阿里巴巴出品的企服产品,所以其服务安全稳定,全球畅通无阻, 文件加密传输,支持只读、水印等多级权限设置,企业文件更安全。

印象团队(印象笔记企业版):可根据团队需求实现个性化定制模板

印象笔记从建立之初就致力于做用户的“第二大脑”。 

印象笔记本身作为一款功能丰富且强大的笔记类软件,在众多知识库软件中,对于“知识”的理解与运用绝对是王牌也是头牌。印象笔记的企业版的名字叫:印象团队,它提供的资料库不设存储空间上限,且支持多种格式,随时随地可访问,快速形成企业云盘,超大上传流量,能全面助力企业纸质信息电子化。 

此外,印象团队还支持多种文件格式,视频、音频各类文件,拖拽即可上传! 不放过任何关键信息; 共享、发布、工作群聊、批量共享机制满足团队一对多、多对一、多对多的信息同步需求; 支持图片、PDF、office文档内容搜索,精准定位,需要时轻松获取; 共享、发布、工作群聊、批量共享机制。 

满足团队一对多,多对一,多对对的信息同步需求;还可根据团队需求,自由定制模板,无代码,轻操作,满足团队个性化需求。 

Worktile:采用银行级数据传输加密技术

Worktile 是企业级项目协作与目标管理工具,帮助您连接整个公司,连接任务、沟通、文档等工作场景。

Worktile作为一款项目管理软件,在网盘的存储及共享功能上可谓是下了不少功夫。Worktile支持直接上传文件夹,这样你可以在网盘上快速搭建同本地目录结构一样的在线知识库,还支持文件删除恢复和版本回溯,确保重要资料不会丢失随时随地使用文件。 

在文件上传或更新后,自动同步至所有设备,无论是在电脑前还是在移动端,无需下载即可预览Office、PDF、图片等常见格式的文件。 

同事间可围绕文件展开讨论,或编写在线文档,将文件引用至任务、日历中辅助工作;通过公开链接,可将文件共享给企业外部伙伴。还可按关键词、标签、成员等多种方式快速定位网盘中的文件,进行知识复用,在线文档还能支持全文检索。 

最重要的是,Worktile采用银行级数据传输加密技术,企业网盘可控制每名成员对每个文件的权限级别,确保企业知识资产被安全使用。 

总结

在面对繁杂无序的信息中,能够捡拎出有价值的内容进行体系化的梳理,无论是对于团队还是个人而言,都是一项需要不断完善的基础性工作,知识库工具的作用和价值就在于,它能帮你将无纸化信息上传到设备中并形成体系结构化,实现随用随查,即查即用的便捷需求,让每个团队及团队中的每个人都能成为一个行走的“知识库”。

作者:张诗雨

本文由作者原创发布于36氪企服点评,转载请获得授权并注明出处。

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本文来自微信公众号“36氪企服”(ID:qifudianping-36kr),作者:张诗雨,36氪经授权发布。

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