创业内幕:创始 CEO 前两年是如何管理时间的?(一)

神译局·2021-09-10 14:16
如果把公司比作是一台“发动机”,那CEO就是“润滑油”。

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编者按:创业维艰。对于初次创业者而言,他们在创业初期可能还会经历各种意想不到的问题。在有限的时间内,如何才能实现做到最大化,这就对领导者的时间管理能力要求非常高。这篇翻译自First Round Review的文章,原标题是An Exact Breakdown of How One CEO Spent His First Two Years of Company-Building,文中分享了生物可穿戴设备公司Levels创始CEO科科斯在创业前两年的时间管理方法,希望对你有所启发。这是本系列文章的第一篇,主要讲述的是作为CEO应该做到对优先事项的绝对把控。

图片来源:GettyImages

人物背景介绍

山姆·科科斯(Sam Corcos)是生物可穿戴设备公司Levels联合创始人兼首席执行官。Levels公司主要通过实时生物数据向人们展示食物是如何影响健康的。在创立Levels公司之前,科科斯还创立了汽车售后产业链创企CarDash(CarDash公司是美国著名孵化器Y Combinator的第17批学员单位)。

人们经常好奇创业公司的CEO是如何管理时间的。对我而言,我有点强迫症,多年来我一直坚持每隔15分钟便记录一下自己所做的事情。简单介绍一下,作为有四次创业经历的创业者,无论是作为个人还是领导公司工程团队,我一直都在负责公司技术板块的工作。因此,担任Levels公司的CEO,是我首次担任非技术性职务。

在手机上安装了RescueTime这一应用程序后,我会更加严于追踪管理我的时间。我惊恐地发现,我每天花在社交媒体上的时间竟然超过了三小时,并且还花了若干小时在浏览新闻上。这令我大吃一惊,因为如果有人问我每天在这些琐事上花了多久时间,我心目中以为只有二十分钟。这一醒悟,促使我在时间管理上做出了重大的改变。

有意识地进行时间管理,也迫使我对自己在一定时间内能完成的工作量有了“自知之明”。对于公司的创始CEO来说,似乎每时每刻都有做不完的工作,我发现,在我严格追踪管理我的时间以后,我能做到把更多的时间放在我的业务关键领域。

在Levels公司成立两周年之际,我想与大家分享一下自己在前两年是如何管理时间的,同时还将辅以有关数据支撑。我的目标,是希望让那些想成为初创公司CEO的人,能够了解创立公司背后的故事,并引导你思考自己在创业期间应该如何管理你的时间。

这不是一篇积极乐观充满美好设想的时间管理主题文章,而是我过去两年创业生活的真实写照。举例来说,当我写这篇文章的时候,我当下这一周的日程安排是这样的。

当你计划成为一家初创公司CEO时,你应该知道你将要适应什么样的生活。尽管有些人能做到在工作和生活中维持平衡,但大多数时候,这的确是一项耗时又耗力的工作。这篇文章并不是为了美化CEO这个职位的尽心竭力,但也不要期待这份工作会和那些普通的办公室职位一样。

在这篇文章中,我将跟大家分享自己在深入分析有关数据后的惊喜发现,以及这些数据背后所反映出的初创公司CEO在每个阶段的角色变化。我有惊无险地避开了其他创始CEO可能掉入的陷阱,这些陷阱,稍有不慎便会降低公司影响力,阻碍公司的发展与成长。

此外,在文中我还会详细介绍,我在商业的各个领域具体的时间分配,以及我是如何过渡创立Levels公司以来的每个阶段的。我还会跟你分享一些久经测试的“锦囊妙计”,希望能对你优化时间管理有所帮助,为成为更好的CEO做准备。

身兼数职的CEO管理之道

在分享有关数据之前,首先我希望跟大家分享一下我的一些发现。

回顾作为创始CEO的两年时间,最令我感到惊讶的,可能是在公司发展的不同阶段,自己的角色是不断变化、多种多样的。从这些数据中,不难发现的是,CEO必须“身兼数职”。

随着公司需求的变化,我的时间分配及重心也会随之变化,就好像在驾驶自动挡汽车的时候,我可能随时都会换挡。

不同月份在各个分类的工作方面时间投入分布图。

有几个月,我接手了能发挥重要重要作用的工程方面的职责,有时候我又会负责销售,还有些时候,我会主要负责公司融资的工作。这些不断变化的优先任务和目标,让人难以判断你是否在时间管理方面保持正确的做法。

扫除团队障碍是你的首要任务

无论你是专注于筹资、销售还是产品,作为CEO,你要对整个团队的工作结果负责。目前,我对自己在公司的角色认识是信息“路由器”。因此,我的首要任务是为每个团队成员扫清障碍,以确保他们达到最高工作效率。

如果把公司比作是一台发动机,那我就是润滑油。我最重要的任务,就是让机器的每个“零部件”都顺畅运作。

在公司各部门遇到困难时,比如我发现工程团队因为数据的完整性问题而受阻,或者增长团队因为缺乏明确的公司战略而困扰,或者产品团队因为缺乏流程而导致进度缓慢时,我会介入并提供支持。

我已经习惯于在日常的工作沟通中发现导致公司发展进度缓慢的原因。比如,运营团队手动协调订单耗费太长时间,导致我接下来的一个星期都忙于“亡羊补牢”。

小结1:作为CEO,你应该主要发挥信息“路由器”的功能,沟通才是你的首要职责。每天留出一部分固定时间来处理邮件,我每天都需要3至4小时时间来处理邮件,以便于保持和各部门的沟通。因此我会在日程安排上预留这些时间,同时也便于让我认识到在一周之内我还剩多少时间,这些时间又能完成多少工作量(下图中,是我计划某周的工作,其中红色方框都是预留处理邮件的)。不要认为沟通都是事后的工作,它应该是你的主要职责。

小结2:确保你的带宽充足,始终致力于让自己“闲下来”。只有当你时间宽裕之时,你才有时间发现公司的不足之处。如果你埋头专注于自己将要交付的工作内容,那你可能会因为一棵树而失去整个森林。因此,如果你手头上总是有做不完的事情,那你应该尝试把它授权分配给其他人去完成。如果你手头上总是有做不完的事情,这要么意味着不够信任自己的团队,不敢将重要工作委任给他们,要么就意味着你还需要聘请更有能力的人来完成这些工作。

弃用待办事项清单

成为时间管理大师,是作为CEO的核心竞争力之一。你会面对很多项工作,但你要确保自己不会遗忘这些事情,至少,不会主动去遗忘这些事情。以下是我学到的一些时间管理原则。

首先,在时间管理能力方面,我最实质性的进步来源于使用日程安排替代待办事项清单(并最终弃用待办事项清单)这一改变。出乎意料的是,这个改变减轻了我的压力和焦虑感,是我这么久以来感受到的心理健康方面最积极的变化。

待办事项清单的弊端在于,它会让你对自己能完成的工作量盲目乐观,因为清单上的各种事项,欠缺对最现实问题的考虑,即有限的时间。

我以前有些过度自信,导致我会给自己设定许多待办事项。但由于时间限制因素,很多事情无法如期完成,这让我感到很焦虑。此外,如果计划的事情没做完,还会让很多人对我失望。如今,我调整并证明有效的策略是,如果我接到别人请求我完成的任务,或者我自己有需要完成的任务,我会在个人日历上专门预留一段时间。

当别人现在问我:“你能在周五之前完成这项任务吗?”我会先直接查看我的日程安排,再回答他:“我这周刚好有两个小时的空闲时间,如果这项任务用时超过了两小时的话,我们就要再调整一下优先事项,不然的话就得等到下周才能完成了。”时间规划能做到如此清晰,这对我来说就是非常大的进步。

此外,我还发现,以这种方式来安排自己的日程,还有助于明确自己的优先事项。通常,我只会提前一到两周安排接下来的日程。填满日程后,在回顾自己安排接下来一两周的工作时,我会想,“这些工作真的是我最应该做的吗?”对此,答案通常都是“否”。于是,我会把这些工作安排给团队中更合适的人去做,或者直接把这项计划砍掉。

把日历作为待办事项清单的另一个好处是,它能够让你在各项工作的执行方面有始有终,并且将相关工作进展反馈给你的同事。例如,假如你答应别人在周二之前完成某项工作(并且在日历中添加了这项安排),但情况有变,你可能无法如期完成。这时候,由于日历是你的待办事项清单,你就不得不将这项工作安排在其他的时间段去完成,这也会提醒你去联系与这项工作相关的人员,向对方告知你可能无法在周二之前完成这项工作。

小结:弃用待办事项清单,改用日历来安排各项工作。这可以说是这篇文章中最有用的“锦囊妙计”。

不要让琐碎小事影响优先事项

我在为几家初创公司提供咨询服务,其中大多数公司的创始人都是首次创业者。在他们身上,就时间管理最常见的问题是:他们有许多重要的事项,却总是被一些看似紧急的事项打断。不要被“烟雾弹”所分心,我们最重要的任务是如何推动公司发展。

作为CEO,你要做的,不是自己亲自下场去救火,而是成立一支“消防队伍”。如果你总是在救火,那只能证明你走上了一条不对的路。你应该把时间花在思考如何让团队成员学会自己灭火。

如果你发现自己因为太多工作而分身乏术,你应该立马反思原因并且做出改变。如果是因为你缺乏可信任的能独立解决问题的人(比如首席运营官),那么你需要立即招聘这样一个人到岗。如果你的分身乏术是因为你无法分辨紧急和非紧急事项,我就会反思并自问,“如果一年以后再回头看这个决定,它是否是导致公司濒临倒闭的主要因素?”

对于这个问题,我的答案通常都是“否”。初创公司的发展本就有点类似于绝地求生,所以你必须“无情地”优先考虑能使自己公司生存下去的事项,这才是CEO的核心职责。

小结:有可能团队内部使用的协作通讯工具导致了这个问题,尤其是短信和团队协作软件Slack的聊天工具。如果在收到信息过后不即时处理,这些信息很快就被信息潮水所淹没(不像邮件,便于分类)。

对此,我建议使用像电子邮件这种异步软件来作为主要通讯手段,同时关闭Slack等可能分心的协作工具的消息推送通知。如果有紧急事项,别人可以打电话给你。从我的经验来说,这种情况很少发生,大部分事情都并不紧急。

这里,我推荐使用电子邮件管理软件Mailman,它是处理邮件的“好帮手”,你可以设置批量接受邮件,也可以设置希望收到邮件的时间段(比如每天下午两点到六点)。这个工具有助于让我集中注意力,并且让我不由自主刷新邮箱的强迫症改善了不少。

延伸阅读:

译者:俊一

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