如何在3小时内完成大多数人一周才能做完的事？（下）

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划重点：

1.避免触碰效率杀手

2.把握好一天中最重要的时间

3.创建具体可行的小任务

4.合理排列任务的优先级

5.设定有挑战的截止时间

6.采用“番茄工作法”劳逸结合

7.分批处理任务，避免分心

8.重复听一首歌让自己更专注

9.排除阻力，将方法与爱好结合

编者按：许多人常常感觉一天里的时间不够用，无法完成需要完成的各种事情，只能利用晚上或周末的时间加班，但这也会让人感觉筋疲力尽。如果你也有这种情况，不妨跟着本文学习“在更少时间完成更多工作”的方法，给自己一个机会，从今天起提高效率，告别“瞎忙”吧。文章原标题How To Get More Done In 3 Hours Than Most Do In A Week，作者为Anthony J. Yeung。本文分为上下两篇，此为第二篇。

上篇回顾：如何在3小时内完成大多数人一周才能做完的事？（上）

图片来源：Unsplash

五. 为什么限制时间可以提高你的速度？

你是否留出过一个月时间去做一件小事，最后也确实花了整整一个月的时间呢?

事实上，这是有规律可循的。

这就是所谓的“帕金森定律”（Parkinson’s Law）:工作总会填满它可用的完成时间。

换句话说，无论你给自己多少时间来完成一项任务，它最后都会花这么长的时间（总在最后一分钟才做完），不管是30分钟、3小时还是3周。

所以，为了提高你的效率，别给自己完成事情留更多时间:

• 少给自己一点时间吧。

设定一个有挑战性的截止日期，看看你能多快完成。显然，你想把工作做好，但也要在速度和质量上督促自己。

你会发现，曾经耗费“很长时间”的任务实际上可以完成得快得多。

通常情况下，你会做得更好，因为你会全身心地投入到那个紧迫的截止时间中。

以上就是让帕金森定律为自己所用的方法。

六. 为什么番茄工作法是提高生产力的最佳方法？

当我工作时，我总是使用一种叫“番茄工作法”（Pomodoro Technique）的东西。（注：Pomodoro是意大利语的“番茄”)

设置一个倒计时，一直工作到计时器响起，给自己一个短时间休息，然后继续重复这个过程。

番茄工作法是由弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)发明的，因为他用一个番茄形状的计时器来追踪他的工作。它能让你在休息时保持高度专注，不分心，同时也能让你恢复精力，重新充电。

无论你是在工作、写作、阅读还是学习，有规律的休息都必不可少。

这就像在健身房锻炼一样：你需要在运动间隙休息，这样才能再次锻炼，同时还能保持耐力和力量。

虽然工作法最初设定的工作时间是25分钟，有5分钟的休息时间，但我通常是用50分钟工作，留10分钟休息。

(我还看过90分钟甚至是2小时的版本，所以不妨试试哪种方式最适合自己。)

然而，在这段休息时间里，重要的是要真正“休息”，而不仅仅是看电子邮件、刷社交媒体或做其他分心的事。

通常，我会去快速散个步或伸展一下身体，然后重置计时器，接着再来一轮。

计时器还会强迫你看到流逝的时间，而不是单纯一天中的时间，我认为这对提高效率来说非常重要。

再强调一遍，我们每天只有一定时间可以有良好的精神状态，所以我更感兴趣的是我使用了多少精神状态，而不是多少时钟上的时间。

还有一个额外的好处是，通过设置计时器，你不必经常看钟来查看你已经工作了多长时间（这会进一步分散你的注意力，打乱你的精神状态），因为计时器会让你知道你的工作时间段什么时候结束。

七. 如何分批处理任务？

正如我之前所写的，太多人早上第一件事就是查看电子邮件。

很遗憾，随着时间的推移，他们使用电子邮件的习惯会变得越来越差!

平均而言，人们每天要花28%的时间阅读和回复电子邮件。但就像我之前解释的那样，每次你查看邮件时，你不仅浪费了看它们的时间，还浪费了在心里切换任务和重新集中注意力的时间。

RescueTime公司对超过5万名用户进行的调查发现，他们平均每六分钟就查看一次电子邮件或其他消息。

与其让你的电子邮件一直在后台挂着(84%的人都这样)，这样做会更有效率：

• 每天只安排一到三次时间段专门查看你的电子邮件和信息。

这样一来，你就不必不停地查看通知，把你的一天变成布满空隙（时间）的“瑞士奶酪”，而是把所有的邮件和消息都留到每天指定的几个时间段查看。

蒂姆·费里斯(Tim Ferriss)称之为“分批处理”（batching）。

我会在这个指定的“邮件时间”里设置一个计时器，用这段时间浏览我所有的邮件，跟上之前的消息，快速回复或删除一些东西。

一旦完成，我就关闭Gmail并继续回到工作中。

然而，有些人可能会说 “我的工作不允许我这样做。”

首先，我要质疑这个说法。

他们怎么就知道得这么准确呢?他们有没有尝试过减少查看邮件的次数?他们的工作真的要求他们在收到邮件和消息的几秒钟内回复吗?

(也许他们只是喜欢分心吧?)

其次，用蒂姆·费里斯的话来说，就是“不要请求许可，只求谅解。”

最简单的方法就是尝试一周，看看会发生什么。反正你可以随时重回之前的生活。

第三，如果你的特殊工作确实不允许你这么做，不妨试试变通的方法:

在我手机的邮件APP中，我就设置了收到邮件时只能看到发送者和标题，而不用预览内容。

这样的话，如果你真的需要习惯性地查看邮件，至少你会知道你收到的邮件是否真的很重要（比如来自你老板或客户的邮件，或者与一个重要主题有关的邮件），而不会被那些不重要的邮件分散注意力。

八. 利用音乐提升你的工作状态

你完成了晨间日常活动，已经列好了优先任务清单，忍住没有查看你的电子邮件或信息，并在定时器上设置了50分钟时间，准备开始工作。

现在又要做什么?

这里有一个简单的小建议，可以帮你将工作能力提升到一个新的水平:

重复听同一首歌。

以下就是它如此有效的原因:

• 与其不断地听不同的歌曲（这么做会让你关注歌词），不如通过重复听同一首歌，将自己融入到曲子中，你就会不再专注于歌词，只是汲取能量。

这样做真的不会让你分心，还会让你在工作时更有激情。

九. 克服最后一个障碍

前面对于提高效率的方法都是强大有力的。

但有一个残酷的事实存在:

不管你把你的一天安排得多好，或者你使用了多少效率方法，如果你讨厌你正在做的事情，你就不会有效率。

所以，如果你尝试了以上这些技巧，但仍然很难把事情做好，不妨问问你自己:

• 你一开始真的想做这件事吗?

• 有没有什么东西让你害怕或抗拒?

有时候，你可以在外包交易网站上花钱让别人为你做这件事。

但有时，即便你努力克服内心的抗拒（尤其是试图改变你的生活时），仍然说明了一个更深层次问题：

也许你的身体、头脑和直觉都在试图告诉你什么。

就个人经验而言，上一次我这样抗拒工作是因为我做了一个我讨厌的工作，最后我辞职了(这也治好了我的抑郁)。

我不能说一定有效，但我建议你也花些时间，深入思考一下，看看你的阻力从何而来。

因为还有个好消息是:

当你把所有这些方法和你真正想做的工作结合起来时，你将势不可挡。

我迫不及待地想看看你会取得什么样的成就。

译者：Yoyo_J