为什么我们越忙碌，越难创造价值

低效的忙碌，让我们落入“行动者陷阱”

想象一下这样的场景：

早上，你刚到办公室，还来不及喝口热水，就要忙着回复一堆邮件：有高管关于组织调整的问询，你需要及时回应如何配合整体战略；有员工投诉加班薪资的诉求，你需要耐心核实、妥善安抚。

上午，你稍稍喘了口气，又要参加HR团队的会议，讨论招聘任务分配与流程制度更新。会议刚结束，业务部门的电话就打了进来，要求紧急补上离职员工的空缺。

中午，你还没好好休整，就开始为这个紧急岗位筛选简历、准备面试。中途又被员工拉去调解工作矛盾，好不容易安抚好双方，又得赶去对接培训讲师，确认下周的员工培训流程。

下午，你本想静下心修改员工手册，反复核对各项条款的合规性。然而，突发的薪资系统故障打断了你的工作节奏，你不得不协调IT部门，花了近一个小时才解决问题。

临近下班，你发现上个月的离职数据统计有误，需要重新核对。而为了追查原因，部门负责人临时要求召开复盘会。直到晚上，你才拖着疲惫的身体离开公司。

一天下来，你全程连轴转，却发现自己把时间都花费在了应急事务、重复沟通和流程内耗上。很多核心工作几乎没有推进，比如：招聘还没找到合适的候选人、培训方案仍需进一步优化、员工留存的关键举措毫无进展、更不用说抽出时间思考那些真正具有战略意义的工作规划。

这其实是许多人力资源从业者的真实写照：每天被无休止的繁琐事务困住，却远离了那些能够推动业务前进的重要任务。我们正在用一种“不得已的快”，机械地回应各种问题，进而落入“行动者陷阱”，在低效的忙碌中，逐渐丧失了创造真正价值的能力。

是什么原因导致了“低效的忙碌”

第一个原因，它是一种内在驱动的心理需求

具体可以归结为“熟悉感、熟练度和安全感”三个核心因素。它们相互交织，让我们不自觉地陷入无效忙碌的循环，难以挣脱。

熟悉感：我们大多数人都偏爱“可预测的确定性”，这是一种古老的生存机制，源于人类早期的生存需求。在原始社会，人类需要安全的住所、稳定的食物和充足的水源，才能抵御外界的危险，顺利地活下去。

而“熟悉感”恰恰能带来这种“确定性”，重复熟悉的事，不用投入过多脑力去探索和适应，既能轻松完成任务，也能维持一种不费力气的自我肯定。这种“确定性”让我们对每天的工作有清晰的预期，也无需面对未知的挑战和风险。久而久之，我们便沉浸在这种熟悉的忙碌中，哪怕这些工作毫无价值，也不愿意尝试改变。

熟练度：当我们长期重复某一项任务，逐渐变得得心应手、效率提升时，熟练本身就会带来一种强烈的自我认同感。心理学称之为“自我效能感”，即相信自己有能力完成任务的信心。即便这项任务无法创造实际价值，这种“擅长”的感觉也会让我们获得即时的心理满足。

我们沉迷于那种“我能行”的掌控感，甚至把“熟练”等同于“有价值”。于是，我们继续投入时间，不断打磨早已驾轻就熟的技能，却忽视了忙碌的本质是创造价值，而非单纯追求熟练的过程。慢慢地，我们习惯了待在“擅长”的舒适区里反复劳作，不愿意去挑战那些真正重要但暂时生疏的工作。

安全感：如果说“熟悉感和熟练度”让我们“不想”改变，那么“安全感”则让我们“不敢”改变。在竞争激烈的职场中，我们常常将“忙碌”与“不可或缺”划上等号，认为只要表现得足够忙碌，就能证明自己的价值，避免被替代。

其实，在我们内心深处隐藏着一种FOBO式的焦虑—Fear of Becoming Obsolete：害怕一旦停下运转，一旦所做的工作消失，自己的岗位也可能随之不保。这种焦虑让我们宁愿陷入无意义的忙碌，也不敢停下脚步，去做真正有价值、却可能更具挑战性的事情。

第二个原因，它是对“外部输入过载”的被动响应

这些“外部输入过载”主要包括：信息过载和需求过载。

什么是“信息过载”？ 

麦肯锡专家温迪·米勒认为：为了信息而获取信息，就会导致我们陷入“信息为信息而存在”的内耗之中。它不仅浪费我们的时间，还会进一步侵蚀人与人之间的信任，例如：

我们忙着设计各类员工调研，却没有时间思考“数据将如何转化为行动”；

我们被动执行组织变革指令，却没有机会早期参与决策，并评估对员工的影响；

我们盲目跟风引入新的管理工具，却忽略了组织自身的文化适配性

这些无筛选地接收、吸纳“外部输入”的行为，最终会让我们的工作沦为没有价值的事务性成果。尤其当AI技术全面渗透职场，这种“信息过载”叠加了技术变革、行业动荡，对传统人力资源工作造成巨大的冲击，让我们不得不处于“紧急响应模式”。为了不被淘汰，我们被迫疯狂学习各种科技应用、跟进合规新规、吸纳行业动态，却很难有时间慢下来思考：这些“外部输入”是否真正契合组织的需求？

什么是“需求过载”？

主要有两种形式：

第一种是添加无效任务：例如，有些组织内部存在调查、培训和信息收集“泛滥”的现象，很容易不断往人力资源和员工的工作项里添加新的问卷和任务。如果收集了数据却不采取行动、不反馈结果，这种“只输入，无闭环”的过程本身就是一种巨大的干扰和负担，让大家无法专注于真正重要的工作。

第二种是让人力资源充当“矛盾信使”：例如，之前有一家新势力车企召开了全员大会，宣布未来要重点发力具身智能领域。为此，公司要求HR去招聘最好的人，把原来流去机器人创业公司的员工再招回来；同时还要推动新一轮组织变革。然而，不少员工对这场全员大会的意义表示质疑，内部情绪强烈。在很多组织中，战略调整或者变革决策往往由领导层制定，却迫使人力资源站在前线，为这些决策进行解释、辩护、调解矛盾，甚至直接承受员工情绪的冲击。

“信息过载和需求过载”共同造成了过度的“外部输入”：“信息过载”从认知层面消耗我们的精力，“需求过载”从执行层面挤压我们的空间。两者让我们疲于奔命，最终陷入低效的忙碌。

如何应对熟悉感、熟练度、安全感带来的负面影响

熟悉感、熟练度、安全感，看似是支撑我们前行的心理力量，其实也会带来负面影响。它们的本质，是让我们倾向于规避“不确定性”：偏好可预测的重复工作，沉迷于擅长的技能，害怕因停下忙碌而被替代。这种对“确定性”的追求，会让我们不自觉地固守在已有的优势领域，难以突破。

然而，“不确定性”是职场的常态，它不会因我们的惧怕而消失。与其逃避，不如主动跨越。学会面对“不确定性”的关键，就是打破对“优势领域”的错误认知。

我们在工作中打磨沉淀的技术或者能力，往往被奉为“安身立命之本”。表现越出色，就越不愿意放弃，进而反复重复擅长的事，削弱学习欲望，最终彻底困在舒适区。但这种对“优势”的认知，往往存在偏差。

一方面，我们所认定的“优势领域”，很可能被新技术快速取代。 早年间，结构化面试技巧、基于STAR模型编写面试问题，是招聘工作的核心优势。我们很多人凭借这项能力获得认可，于是便一直沉浸其中，不愿尝试新的方法。然而，AI技术的出现极大提升了招聘筛选的效率和质量，让这项曾经引以为傲的“优势”受到巨大挑战。依赖熟悉的优势、不愿接受变化，最终只会被时代淘汰。

另一方面，“优势领域”并非固化不变，而是动态发展的。 我们经常局限于当下的熟练技能，却忽略了自身未被发掘的潜在优势。更重要的是，真正的优势必须具备良好的迁移性，能够适应外部环境的变化。如果我们只沉迷于现有“熟练度”带来的成就感，不愿主动拓展能力边界、培养可迁移的核心能力，一旦环境变化，曾经的优势就会变成短板，安全感也会随之崩塌。

因此，要克服熟悉感、熟练度、安全感的负面影响，我们需要摒弃对“确定性”的过度追求，主动走出舒适区，正视“不确定性”的积极面；打破对现有优势的固有认知，主动学习新技能、发掘潜在优势，培养适应变化的迁移能力。只有如此，才能摆脱心理束缚，在变化中实现蜕变，让每一份“忙碌”都能创造真正的价值。

如何应对“外部输入过载”的扰乱

“外部输入过载”包括信息过载和需求过载，是导致我们低效忙碌的重要原因。要打破这一困局，需要从两个方面入手：

第一个方面、掌握信息摄入的主动权：从“被动吞咽”到“主动筛选”

我们每天被海量信息包围：邮件、消息、推送、短视频、碎片化文章等等。大多数时候，我们处于被动接收状态，像不断吞咽食物一样吞咽信息，却很少思考：哪些真正需要？哪些可以忽略？

研究表明，信息摄入方式直接影响认知质量。国外曾经做过一项实验：让所有参与者在为期一周的静修中，只能接触到报刊、书籍等传统媒体，之后他们的注意力、记忆力和情绪状态均有显著改善。这说明：即使身处数字时代，我们依然可以通过主动选择信息环境，来保护自己的认知资源。

受此启发，美国新闻学者詹妮弗·劳赫在《慢媒体》一书中提出了“慢媒体”的概念。它并非反对数字化，而是倡导一种更节制、更深度的信息消费方式：在快速获取信息的同时，主动留出时间进行慢速阅读、深度思考和高质量对话。

对职场人而言，这意味着：

区分“快信息”与“慢信息”：将短视频、即时新闻等“快信息”压缩到固定短时段内处理；将图书、长文、播客等“慢信息”安排到不受打扰的时段；

主动设置信息边界：关闭非必要的App通知，定期清理信息源，只保留高质量、与工作强相关的渠道；

增加“慢对话”：与同事、上级或者自己进行有主题、无压力的深度交流，而不是在即时消息中来回拉扯

这些做法并不能消除所有外部输入，但能帮我们从“被动吞咽”转向“主动筛选”，减少信息过载对注意力的持续消耗。

第二个方面、培养深度工作能力：抵御任务切换带来的认知损耗

信息过载之外，需求过载同样让人疲于奔命。领导临时布置任务、同事拉我们解决问题、多个项目并行推进，我们常常默认为自己应该是“多任务处理者”。但心理学研究证明：只有不到3%的人能真正同时处理多项任务。绝大多数人所谓的“多任务”，其实是在不同任务之间快速、反复地切换。

每一次切换，都会消耗认知资源，增加时间成本、精力成本和出错概率。就像开车频繁经过减速带，刚提速就被迫降下来，永远无法进入高速巡航。这种碎片化的工作模式，让我们始终停留在“浅层工作”状态：能应付日常事务，却难以产出突破性成果。

什么是深度工作？它是指在无干扰、持续专注的状态下进行的专业活动。它要求将认知能力推向极限，产出高质量、高价值、难以复制的成果。深度工作与“忙碌”不同：它不追求时长，而追求单位时间内的认知密度。

要进入深度工作状态，可以尝试以下方法：

第一个、设定“主动断联”时段：每天划定1-2小时，比如清晨或者午后，关闭消息通知，告诉团队“这段时间不处理即时信息”，专注于最重要的一项任务。

第二个、批量处理碎片化任务：将回复邮件、审批流程、简短沟通等低认知负荷的任务集中到固定时段，比如上午11点、下午4点，统一处理，而不是每隔10分钟切换一次。

第三个、优化物理环境：尽量为自己创造一个不易被打扰的空间。如果条件有限，可以使用降噪耳机、设置“请勿打扰”的标识，或者临时更换到会议室、空闲工位。

第四个、训练专注力：从每天25分钟的专注练习开始，比如番茄工作法，逐步延长专注时长。关键在于：在专注时段内，即使走神，也要强行将注意力拉回任务。

掌握信息摄入的主动权，能减少我们被动接收的无效输入，为深度工作腾出时间和心理空间；而深度工作能力，则帮助我们在不可避免的输入过载中，依然能产出真正有价值的成果。

两者并非一蹴而就，而是需要持续练习的习惯。当我们开始有意识地选择信息、保护专注力，就会发现：那些曾经让我们疲于奔命的“外部输入”，逐渐变得可控；我们的忙碌，也开始从低效重复转向高价值创造。

本文来自微信公众号“HR之声”，作者：HR之声，36氪经授权发布。