为什么你效率不高?用5 WHY法找到效率问题的根源

神译局·2022-01-24 14:57
什么是“浪费时间的事”,该如何避免?

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编者按:为什么你效率不高?根据分析的症状你也许可以给出解决方案,但解决方案只能解决短期内的问题;对症状刨根问底然后分析出对策,则可以对问题做出预防性的响应,从而确保长期内问题不会再次发生。文章来自编译。

图片来源:Unsplash

划重点:

不要被工作效率降低的表象迷惑

刨根问底并不止步于5个WHY

浪费时间的事情尽量别做

我们都在想方设法提高生产力。但这是不是就意味着天刚蒙蒙亮就得爬起来晨练,接着榨干开始上班前的那 3 小时,去搞你的副业呢?

当然不是。至少,这种做法不是谁都适合!

更高效意味着利用时间要更明智,意味着你可以在更短的时间内完成更多的工作,并且去做那些影响比较大的项目……而不是把时间花在既不重要又耗时的任务上。

高效也意味着你完成了任务——没有什么比从待办事项清单上划掉一些行更好的了!当然,高效还意味着你可以花更多时间做自己喜欢的事情:比方说跟家人和朋友共度时光、磨练一项技能、享受自己的爱好,或者促进职业发展。

当工作效率急剧下降时,你的压力和焦虑就会增加,因为你没有足够的时间去实现自己的目标,没办法做对你来说真正重要的事情。了解自己的工作效率为什么会下降可以帮助你重回正轨。

什么是 5 WHY法?这种办法怎么能帮到你?

5 WHY法是汽车制造商丰田公司的创始人丰田佐吉在 1930 年代制订出来的。其实办法很简单:就是连续问5次“为什么”,追根刨底,直到找到问题的根本原因。这跟没完没了地问“为什么”而激怒父母的孩子没什么不同……不过它的好处也许是变革性的!

5WHY法的目标是更快地找到问题的根本原因,并深入研究对策。

解决方案解决的是症状,症状可能在短期内就可以修复;但对策则是提出对问题的预防性响应——要确保长期内问题不会再次发生。

5 WHY法怎么做才能找到效率问题的根本原因

第 1 步:定义问题

你的目标是找到效率问题的根源。

你应该从定义问题出发:“我总是很忙,但我总觉得自己的时间利用缺乏效率。”

第 2 步:问为什么……连问 5 次

把刚刚定义的问题用“为什么”重新表述。

WHY#1:为什么我总是很忙,但总觉得时间利用缺乏效率?”

答:因为我很容易被电子邮件分心。

WHY#2 为什么我很容易被电子邮件分心?

答:因为我经常想去检查电子邮件,而不是处理重要的项目。

WHY#3 为什么我总是想去看自己的电子邮件,而不是去处理重要的项目?

答:因为我希望自己响应迅速。

WHY#4 为什么我希望自己响应迅速?

答:因为我不想错过重要的电子邮件,也不想让紧急邮件处于未读状态。

WHY#5 为什么我不想错过重要的电子邮件,并且不想让紧急邮件处于未读状态?

答:因为我不希望经理或同事认为我没有高效地做完自己的工作。

注意:你不需要在问了5个WHY之后止步。如果你认为问题还可以继续深入,请继续。

WHY#6:为什么我担心经理或同事会认为我没有高效完成工作?

答:因为我的团队在本季度有非常困难的目标要实现,我担心我们实现不了。

第 3 步:解决问题的根源

既然你已经确定了自己生产力低下的根本原因——是因为你对实现本季度的困难目标感到担忧——现在就可以制定对策,从而避免因为这些目标造成的压力而感到受挫和分心了。比方说:

跟经理讨论,设定可实现的目标,或者重新审视自己在季度初期设定的目标。

跟团队就沟通的规范达成一致,这样就不会有经常需要查看电子邮件的压力。

第 4 步:搞定次要因素

通过 这个5 WHY流程,你就可以确定生产力问题的根本原因以及次要因素。

在我们上面的例子当中,电子邮件不是生产力问题的根源,但却是一种干扰,会浪费你的时间(这一点稍后会详细介绍)。有些办法可以解决这个问题:比方说,利用一些高效的电子邮件管理工具。

社交媒体是另一个常见的影响因素,但有一些方法可以减少社交媒体对生产力的影响:

  • 记录一下自己访问社交媒体的时间,从而激发你改变习惯的动力。你的手机每周都会回顾一下你看手机的时间分布情况——或者你也可以用 RescueTime 之类的app来密切关注自己访问桌面的情况。

  • 此外,你还可以关闭社交媒体的通知,并设置时间保护程序,让你只能在特定时间或每一天的有限时间内访问自己的帐户(类似于家长拦截程序)。故意拖延反而可以让你变得更有效率……只要是有时间限制的!

  • Offtime 等app可以阻止社交媒体等分散注意力的appp。或者也可以试试 Flipd ,这款app可以在预定时间内屏蔽你的手机,这样你工作忙或在家的时候就没法用手机了。

什么是“浪费时间的事”,该如何避免?

就算你对生产力问题的根本原因有了清晰了解,但浪费时间的事(time waster)也会消耗时间,阻碍进程。

比方说,社交媒体可以让大脑愉快地进入休息状态……但有时候会你会不知不觉地掉进充斥着模因和阿猫阿狗视频的兔子洞,你在里面花掉的时间比你想象的要长得多。我们平均每天要在社交媒体上消耗 145 分钟的时间(将近 2.5 小时),检查和回复电子邮件的时间甚至更多。

结果怎样?结果你就得承受更大的时间压力,你会离实现目标越来越远。常见的浪费时间的事情有 6 种,以下我们会告诉该怎么干掉它们。

6种浪费时间的事情

1. 没有议程的会议

我们都经历过这样的事情:一群人在Zoom上面开会可是议程却偏离了轨道!不要这样,要设定明确的目标或议程,用这个指导会议,让会开得更有成效。

2. 浪费时间在累人但没价值的工作上

Busywork很耗时间,而且几乎没有任何有价值的产出。看看流程在什么地方可以改进,从而减少这种工作(或者委派给其他人去做)。

3. 沟通不畅

如果不能够清楚地传达信息,或者放任电子邮件的沟通变得不畅,你就会浪费自己的时间。要尽量让电子邮件简单明了。

4. 计划太大太虚

注意到自己的计划过程做得过头了吗?应该按周、按月或者按季度把计划分解为可管理的目标。

5. 分心

看看社交媒体或者看看视频,以此寻求精神上的放松是没问题的,问题在于你控制不住。应该设置时间块,以免自己总是刷个不停。

6. 总是被打断

一旦听到推送通知(新电子邮件、Slack、社交媒体、即时消息)的提示音时,你就会忍不住要切换过去看。最好改一下设置,确保不会被那些提醒分心。

总结

如果你的工作效率最近有所下降,5 WHY法可以帮助你深入挖掘并找到问题的根本原因,这样你就可以避免分心并在更短的时间内完成更多工作。

译者:boxi。

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