做不到这8点,开会就是浪费生命

管理的常识2021-08-04
谷歌的8项会议准则

哈佛商学院的一项研究显示,大公司CEO平均每周要开37次会议,会议时间占总工作时间的72%。没有哪个管理者可以离开会议开展工作——会议在很大程度上决定了管理者的决策质量和团队的沟通合作效果。

但关于开会,我们有太多的苦水要吐:

有的会议根本不需要参加,却被通知参加,无可奈何地白白浪费2个小时;

有的会议主题不明,参会人员缺乏准备,开了半天无果而终;

还有的会议被少数人把持,啰啰唆唆讲得太多,让其他人没有参与感,最终用脚投票。

让人又恨又离不开的会议,如何才能变得高效和愉快呢?

本文中,管理的常识内容合伙人、知名领导力学者徐中老师将为你分享一些实用的方法和技巧。以下,Enjoy:

来源:管理的常识(ID:Guanlidechangshi)摘编自《清晨领导力》,机械工业出版社出版

01 是什么让谷歌团队持续高效

谷歌CEO埃里克·施密特写的一本关于谷歌公司管理的书《重新定义公司》当中,他讲到这样一个案例:

谷歌公司创立不久之后,当时最热门的门户网站之一美国在线与时代华纳公司合并,它们希望与谷歌公司签订合作协议,作为CEO的施密特和谷歌的两位创始人有不同的观点,意见分歧还很明显。

为了分析清楚问题,达成管理团队的共识,施密特提出他们要在6周内做出最后的决定。

在之后的6周,每天下午4点钟,管理团队都会聚在一起开会,讨论与美国在线的合作问题。

一开始,会议的进展并不显著,但是随着管理团队每天对同一问题深入讨论,大家对谷歌广告引擎给客户的价值进行了充分的分析。

分析结果告诉管理团队,合作的风险并不像之前想象得那么大,这笔交易谷歌是有能力承担的,是有益的。

最后,双方不仅签署了合作合同,还取得了超出合同要求的成果。而这样的结果,在谈判初期,是谁都无法预料的。

因此,要做一个事关重大的决策,你就需要每天开会,从各个角度深入细致地讨论问题,最后建立起共识,才能做出正确的决策。

从谷歌公司的这个案例中,我们看到了会议对分享信息、求同存异的积极作用。

《哈佛商业评论》的一篇文章说,在过去的20年里,职业经理人在团队合作中花费的时间要比员工高出50%以上。

在很多公司,领导者一天超过3/4的时间都花在和团队沟通的会议上,或者花在其他会议上。谷歌搜索产品的前副总裁玛丽莎·梅耶尔说,她平均每周开差不多70个会议。

在谷歌这样的公司里,大部分工作是通过会议来推动的,梅耶尔的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向,以及有足够支撑行动的信息,同时让团队成员感觉有前进的动力,并受到尊重。

02 如何确保会议有效性?

作为全球最具创新力的公司,谷歌公司的会议这么多,它是如何确保会议有效性的呢?

1.谷歌公司会议的八项准则:

准则1:会议应该有一位决策者或主持人。

准则2:决策者应当亲力亲为,他应该召开会议、保证会议质量、设立会议目标、确定与会人员,以及至少提前24小时通知会议议程。在会议结束的48小时内,决策者应该用电子邮件向每位与会者,以及任何需要了解会议情况的人传达会议达成的决策以及待办事项。

准则3:明确会议的参与者,让大家提前做好会议准备。

准则4:会议应该很容易取消,会议都应该设立一个目标,假如会议目标不明确或会议没能达成既定的目标,那么这样的会议也许并不必要,就应该立刻取消。

准则5:会议规模应以便于管理为宜,与会者最好不超过8人,10人是上限。与会的每个人都有权发表自己的意见,如果其他人需要对会议结果有所了解,就应该把会议纪要发给他们,而不是让他们来当会议的旁听者。

对于如何提高开会效率这个问题,尤其是在会议人数这一点上,亚马逊的创始人兼CEO贝佐斯提出了一个著名的“两个比萨饼原则”,也就是参会人数不能多到两个比萨饼还不够他们吃的地步。

准则6:出席必要的会议。如果你的出席对会议不必要,那就应该退场;如果你可以在会前婉言谢绝,当然就更好了。

准则7:守时很重要。确保会议准时开始、准时结束。

准则8:开会时就认真开会,不带电脑和手机,每名与会者都应该把注意力集中在会议上,而不应因其他任务分心。

2.会议过程中沟通的四项原则

第一,均等分配说话时间

例如,每个人每次发言不超过2分钟,这表达了对彼此的尊重,让每一个人都有平等的发言机会。

第二,提高社会敏感度

考虑到人员的多元化背景,每个人都要擅长通过他人的语音语调、表达方式以及其他非语言线索,来理解对方的感受,让对方乐意参与进来。

第三,建立心理安全感

让团队成员相信这个团队中的人际交往是安全的,这有利于促进信任和相互尊重,有利于大家的坦诚沟通。

第四,认识到任务的重要性

激励每个人勇于担当,积极为完成任务做出相应的贡献。

实际上,没有哪个领导者、哪个团队可以离开会议来工作,甚至像谷歌这样最成功的公司都经常开会。

会议是分享信息、沟通观点、形成共识、做出决策、督导执行最重要的工具,重要的不是回避会议,而是组织必要的、精简的、高效的会议,让会议有明确的目标,让必要的参会人员有参与感,会议结束之后有行动的意愿和行动的方案。

谷歌的8项会议准则对我们有积极的启示。

本文来自微信公众号 “管理的常识”(ID:Guanlidechangshi),作者:徐中,36氪经授权发布。

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