越努力越停滞,你想过问题在哪吗?

神译局·2021-08-08 09:46
一味追求效率,往往会过犹不及。

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编者按:“高效”则可以帮助我们在市场竞争中脱颖而出,获得更大的效益,所以人人都渴望效率,甚至赞美效率,这是不言而喻的。在大多数情况下,效率确实同其他所有好东西一样,但有时也有可能过犹不及。如果你发现自己倍感压力,不知所措,尽管想改变,却陷入停滞状态,或许你需要在你的生活中获得更多的松弛。原文标题Efficiency is the Enemy。

在生活和工作中,很有可能大部分的问题都归结为不够松弛(slack)。以下是松弛的作用,以及为什么需要更多的放松。

想象一下,假设你是一个追求提高生产力的人,有一天获得了一台时间机器,决定回到几十年前,回到你曾经崇拜的商业英雄的办公室(让我们称他为托尼)。

你伪装成一个看门人,心想几天的观察应该足以了解CEO托尼超高生产力和精明决策的秘密。你想学习那些使他改变整个行业的习惯和方法。

到达烟雾缭绕的办公室时,你有点惊讶地发现这里完全不是一个繁忙的蜂巢。事实上,你可以看到周围的人似乎几乎什么都没做。在英雄的办公室外面,他的秘书在办公桌前休息(让我们面对现实吧,他的秘书肯定是女性。她看起来一点都不忙,你观察了半个小时,她在阅读,整理她的桌子,并与其他经过的秘书聊天。他们似乎都不忙。你很困惑,为什么托尼要把钱浪费在闲置的员工身上,于是你又在附近停留了几个小时。

随着更多的观察,你意识到自己最初的印象是完全错误的。女秘书确实在大部分时间里什么都不做。但是,每隔一段时间,就会有托尼的请求、指示或提醒,她就会采取行动。在几分钟内,她接听了电话,发送了信件,重新安排了会议时间,或找到了正确的文件。只要他有问题,她马上就能解决。对托尼或女秘书来说,没有待办事项清单,不需要提交票据,不需要等待邮件回复。

因此,托尼的一天过得很顺利,很有效率。他的每一分钟都用于工作中最重要的部分:决策,而不是处理琐碎的不便,如在邮局排队等候。

女秘书花在无所事事上的时间并不是浪费。这是闲置时间:多余的能力,允许响应性和灵活性。闲置时间很重要,因为这意味着她永远不会有积压的任务要完成。她总是可以直接处理任何新的事情。女秘书的工作是确保托尼可以忙起来,而不是让自己忙起来。

如果你发现自己倍感压力,不知所措,尽管想改变,却陷入停滞状态,或者当你不能对新的机会做出反应而感到沮丧,你需要在生活中获得更多的松弛。

在《懈怠:摆脱倦怠、忙碌和效率的神话》中,汤姆·德马尔科解释说,大多数人和企业都没有认识到松弛的价值。虽然这本书现在已经出版了20年左右,但它传达的主要信息仍然不过时,值得重新审视。

效率的敌人

“当你在做某件事情时,浪费越少,你就越有效率的。当你在做正确的事情时,你就是有效率的”。

许多组织都痴迷于追求效率。他们想确保每一种资源都得到最充分的利用,每个人每时每刻都在冲刺,都在做事。他们聘请专家顾问来嗅出最微弱的浪费的气味。

作为个人,我们中的许多人也痴迷于整体效率的幻觉。我们安排好一天的每一分钟,以放弃休息时间为荣,并为最轻微的分心时刻而责备自己。我们将睡眠、疾病和倦怠视为弱点,并将那些似乎从未屈服于它们的人视为偶像。然而,这种观点没有认识到,效率和效能是不一样的。

整体效率是一个迷思。让我们回到女秘书和托尼的问题上。想象一下,如果托尼决定给她分配更多的工作,以确保她每天花整整八个小时来忙碌。这样做会更有效率吗?并非如此。闲暇时间使她能够立即回应托尼的要求,从而有效地完成她的工作。如果女秘书已经被占用,托尼将不得不等待,无论他在做什么都会被耽搁。他们两个人的效率都会因此而降低。

任何时候我们消除懈怠,都会造成工作的堆积。德马尔科写道:“一个实际问题,除非我们允许每个员工的办公桌上有一些缓冲的空间,否则不可能让组织中的每个人都百分之百地忙碌。这意味着有一个箱子,里面的工作会堆积起来。”

许多人已经开始期望工作中没有懈怠时间,因为我们对懈怠的看法是消极的。在一个狂热追求效率世界里,懈怠往往被视为懒惰或缺乏主动性。然而,如果没有偷懒的时间,我们将无法直接完成新的任务,如果有人坚持认为我们应该这样做,我们就不得不放弃我们之前所做的一切。或多或少,有些事情会被耽搁。增加忙碌很可能是徒劳的。

“有可能一个组织更有效率,但却没有变得更好。这就是当你赶走松弛时发生的事情。也有可能一个组织的效率降低了一点,但却能极大地改善整体。为了做到这一点,你需要重新引入足够的松弛,使组织能够呼吸,重塑自我,并进行必要的改变。”

松弛的定义

德马尔科将松弛定义为 “实现变化所需的自由度。松弛是效率的天敌,而效率是松弛的天敌”。在其他地方,他写道:“松弛代表着为了长期健康而牺牲的业务能力”。

为了说明这个概念,德马尔科要求读者想象那些盒子有八块编号牌的益智游戏,其中有一个空位,这样你就可以一次把它们滑过来。游戏的目的是将牌子按数字顺序摆放。那个空位就相当于松弛。如果你去掉空位,游戏在技术上会更有效率,但 “会失去一些其他东西。没有这个空位,就根本没有进一步移动牌子的可能。现在的布局是最佳的,但如果时间证明不是这样,就没有办法改变它。”

空位就是松弛

有一点回旋余地使我们能够应对不断变化的环境,进行试验,并做一些可能不会成功的事情。

松弛由多余的资源组成。它可能是时间、金钱、工作上的人,甚至是期望。松弛是至关重要的,因为它可以防止我们被锁定在目前的状态中,因为没有能力而无法回应或适应。

缺乏松弛是一种负担。匮乏在我们的脑海中占据了重要位置,并消耗了我们的精力,而这些精力本可以用于更好地完成手头的工作。它放大了失败和意外后果的影响。

过多的松弛也是不好的,因为会浪费资源,人们还会感到厌烦。但是,总的来说,没有松弛的问题远比松弛过多的问题更常见。如果你在安排一个项目时给自己太多松弛的时间,而这个项目比预期的要顺利,你可能不会把空闲的时间放着。也许你会从先前的项目中休整一下,因为该项目花费的精力比预期的多。也许你会对一些搁置的项目进行修补。也许你能回顾一下为什么这个项目进展顺利,并为未来总结经验。而且,也许松弛时间只是对你已经做得很好的奖励!你应该有喘息的空间,这是你应得的。

松弛还允许我们处理生活中不可避免的冲击和意外。如果我们日程表上的每一个小时都排得满满的,我们就不能放慢脚步从一次小感冒中恢复过来,暂时转移一下注意力去学习一项新技能,或者花几个小时去处理技术困难。

一般来说,你需要比你预期更多松弛。除非你有大量的实践,否则你对事情所需时间或难度的估计几乎总是偏低的。我们中的大多数人都把最好的情况,当作最可能发生的情况,当成不可避免地成为现实,但它们很少发生。

你还需要对你用掉松弛时间的速度保持警惕,以便能及时补充。例如,你可能想每周审查一次你的日历,检查每天是否仍留有余地,你是否让会议填满你的松弛时间。想想那些对你更重要的松弛形式,然后定期检查。如果你发现你的松弛时间不够用,就采取行动。

偶尔,你可能需要放弃松弛,以收获约束带来的好处。在短期内或在某一特定领域没有松弛,可以迫使你更有创造力。如果你发现自己很难想出一个创造性的解决方案,可以试着有意识地减少松弛。例如,给自己5分钟的时间进行头脑风暴,或者问问自己,如果你的预算被削减了90%,你会怎么做。

不过,在大多数时候,小心翼翼地保护你的松弛时间是至关重要的。在你的工作中设定明确的界限,并密切关注可能占用松弛的任务。

松弛与改变

在过去,人们和企业有时可以在没有太多松弛的情况下过活,至少在一段时间内可以。而现在,即使松弛对生存越来越重要,我们也比以前更热衷于以效率的名义消除松弛。生存需要不断的改变和重塑,而这 “需要一种财富,而这种财富在我们的时代是前所未有的缺乏。这种财富就是松弛”。德马尔科继续写道:

“松弛能带来重塑。当你不是百分之百地忙于运营公司的业务时,才可能带来改变。各个层面的松弛对于使组织有效工作和发展是必要的。它是变革的润滑剂,好的公司擅长创造性地利用松弛,而坏的公司只纠结于消除它”。

只有当我们一点也不忙碌时,我们才能退后一步,看看我们正在做的事情背后更大画面。松弛让我们能够提前思考,考虑我们是否在正确的轨道上,思考未见的问题,琢磨信息,决定我们是否在做正确的权衡,做一些无法扩展的事情,或者从糟糕的交易中抽身而出。

松弛和生产力

讽刺的是,从长远来看,当我们能够松弛的时候,我们取得的成就要大得多。当我们不试图一直保持高生产力时,我们的生产力会更高。

德马科解释说,一个组织中每个人的工作量从来都不是静止的:“事情每天都在变化,这导致了新的任务不均衡,一些人做了额外的工作(他们的缓冲区建立起来了),而另一些人的工作量却变少了。”缺乏松弛是不可持续的。我们最终需要额外的资源,而这些资源必须来自某处。

适应没有忙碌,意味着我们要考虑自己是否在做正确的事情。我们经常看到的一个任务就去做,因为这样就不会有人认为我们在偷懒。对 “持续的忙碌意味着效率 ”的期望造成了压力,使我们总是看起来很忙,并保持手头的工作的堆积。如果我们看到我们的缓冲区在缩小,而我们又想继续忙下去,唯一可能的解决办法就是放慢工作速度。

试图消除松弛的举动,导致工作的增多。我们没有任何空闲时间,因为我们总是在填补空闲时间。

诺奖得主阿莫斯·特沃斯基说过,做好研究的秘诀是永远要有一点学非所用的;你“浪费”的时间对于弄清你的方向是否正确是必要的。

译者:蒂克伟

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