员工事事都要问,该反思的其实是领导

哈佛商业评论2021-06-10
赋权员工,提升自己的工作效率。

编者按:本文来自微信公众号“哈佛商业评论”(ID:hbrchinese),作者:HBR-China,36氪经授权发布。

小佛爷说

如果你是团队的管理者,常常被没完没了的求助、询问所打扰,你就该进行反思了。为什么会出现这种情况?团队成员为何觉得需要你回答?是因为他们没有信心自己做决定?因为害怕做错了事、承担不良后果?因为没有相应的资格,或者缺乏经验?找出背后的原因,采取合适的应对措施,不仅能赋权员工,也能帮助你提升自己的工作效率。

你终于进入了状态,敲着键盘把战略文件写下去,这时一个团队成员发来短信问问题,然后另一条信息又跳出来。不知不觉间,一个下午过去了,你自己的工作毫无进展。这种状况听起来熟悉吗?

为了留出时间进行反思,管理者必须帮助团队成员独立。如果团队不在一起而是远程联络,就更有必要这样做,否则用线上渠道发送的“简短问题”会没完没了。

首先是分析问题。团队成员为何觉得需要你回答?是因为他们没有信心自己做决定?因为害怕做错了事、承担不良后果?因为没有相应的资格,或者缺乏经验?为问题分类,有助于总结规律并采取合适的应对措施。

明白了他们向你寻求的是什么,再来考虑原因和自己起到的作用。你的行为是否“鼓励”他们把日常工作中每一个小小的障碍都汇报给你?是否让他们觉得你是唯一有权解决问题或做决定的人?是不是你与他们互动的方式令他们对自己的判断缺乏信心,或者让他们不确定自己的权限?他们害怕出错是不是有什么原因?

以下提供四个类型的建议,可以用于赋权员工,并帮助你提升自己的工作效率。

01 强调注意力管理

首先明确你所在的组织是否倡导“开门政策”,如果答案是肯定的,要给出清晰的定义。

当然,领导者要为团队提供支持,这一点很重要,但不能为此让每个人整天都无端被打扰。“开门政策”的意思绝不是任何人在任何时间都可以被任何事由打扰。更好的方法是明确组织中每个人都应该让别人觉得可以求助,但不必随时都有空。团队成员要让其他人知道自己什么时候有空,什么时候不要打扰。而企业文化必须协助员工维护不受干扰的工作时间。

远程办公时,要鼓励团队定时关闭电子邮箱、把手机设成静音放在视野以外的地方,并把聊天工具状态设为“请勿打扰”,以此练习注意力管理。领导者应当以身作则,否则团队不会照做。

在办公室里,要用一些标志来说明自己“请勿打扰”的时间段,并且让团队成员也这样做:比如可以挂“请勿打扰”的牌子,在工位上插旗子,或者戴上耳机。每个人都应该知道相应标志的含义,自行安排,用标志区分自己不受打扰的工作时间和愿意让别人来找你的时段。

如果你觉得自己所在的组织不可能出现这种场景,就需要考虑交流的方式。着重建立一种支持非同步交流的文化,即对话并不总是“实时”的,员工可以根据自己的工作状态决定何时加入。我最喜欢的团队合作工具Twist对此提供了很好的指导。

02 提升员工信心

为员工设定边界,确保他们了解自己的职责,知道自己有权且应该自行做出哪些类型的决定,并且明白自己权限的一般边界。鼓励员工自行解决日常工作中的问题。不要直接回答问题,可以试着说“我相信你的判断”。你的下属靠自己成功解决了问题,就会渐渐产生信心。这样可以很好地培养团队成员自行解决问题,让你拥有不受干扰的工作时间。

如果你是那种控制型的管理者,会干涉团队成员的所有决定,团队自主权就会受损。这种微观管理会给你造成负担,且阻碍团队成长。你不可能替每个人处理工作,也不应该这样做。赋权团队自行做决定。如果你不确定自己是否在微观管理,可以请自己信赖的同事或前员工提供坦诚的反馈。

03 接受艰难的决定

如果你无法相信某位员工的判断,请尝试思考原因,寻求改进。是不是因为这位员工在技能上有欠缺?提供额外的培训是否有用?这位员工是新来的吗?也许这个人需要更多时间来摸清门道,也许在团队内部为其指派一名导师或“搭档”会有用。不过管理者要设置时限。

有时你会发现自己聘用的员工不合适。最难面对的问题是,你是否把正确的人放在了错误的职位上,某位员工是否不适合组织。不要在这里拖拖拉拉的。帮助这位员工在组织里找到其他合适的职位,或者另谋高就,这样对你和员工都好。你可以及时止损,并为公司树立起优秀雇主的口碑

 04 营造一个可以犯错误的安全环境

假如无心之过会招致严重的不良后果,员工就不会来找你寻求意见,只会想方设法回避惩罚。这样的文化有碍组织成长,无法发展适应性。

记住那句古老的格言:“公开表扬,私下纠正。”如果团队成员的解决方案不理想,可以私下告诉他们。强调失误是学习的良机。把团队成员的错误当作指导机会,让他们为自己的决定负责任。让大家注意从错误中吸取教训并牢记在心,但如果相应的决定是出于道德和诚意,就要表示支持和同情。

采取以上四项策略,你就可以充分减少下属的打扰,有更多的机会专注于领导职位需要的思考。在此过程中,你还可以培养团队成员的信心、创新能力和创造性。让团队更加独立自主地工作,你的领导能力也能够得以提升,推动组织成功。

关键词:领导力

毛拉·托马斯(Maure Thomas)|文

朔间|译  周强|编校

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