时间管理最强模板:规划生活和工作,一套系统就够了

神译局2021-02-16
如果有合适的工具和方法,规划自己的生活和工作也可以很容易和有趣。

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:市面上的笔记应用早已不是雨后春笋,而是一片山林了,Notion是最近兴起的一颗新星,Notion自称是一款“将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台”。本文作者利用Notion搭建了一套规划生活和安排工作的系统,并提供了许多模板,其中有不少内容都值得参考借鉴。原文标题A Complete System for Planning Your Life and Scheduling Your Work,作者Danny Forest是一位连续创业者、软件工程师。

我还记得以前上班前经常30分钟起床,赶着时间,好让自己9点准时上班的日子。当时我最大的梦想就是能好好早起,花时间做完早餐,享受一下,然后再去上班。

我认识的大多数专业人士都和我一样。即使是企业家也很难以一种没有压力的方式开始他们的一天。这是一个普遍的问题,影响了大多数自己安排日程的成年人。

原因是,我们从来没有学习过用好的系统来规划生活和日程。经过多年对Google日历、Trello、Airtable和Notion等工具的实践,想出了一套行之有效的系统。我已经用了两年了,我把它分享给其他同样用它获得成功的人。

在这篇指南中,我将分享我用来规划生活和日程的工具,并通过我发现的最有效使用它们的方法来引导你。先声明,这是一个吸引人的系统,对于那些认为最大化,他们的时间和精力的人来说,是一个有趣的游戏。如果你不是这样的人,你很可能会觉得这个系统太复杂。

要用的工具是我用Notion给大家做的一个模板。我把它叫做“生活月度计划表”。你可以免费获得模板。我强烈鼓励你用来跟着使用。请注意,你需要一个免费的Notion账户才能使用它。

月度生活计划介绍

月度生活计划帮助你整理生活中的一些领域。它提供的工具可用于定义你的日常工作,跟踪你的习惯,弄清你生活中的哪些领域需要关注,组织每天的反思,安排任务的优先级,规划和反思你的周规划,月总结等等。

在本指南中,我们将逐一探讨每个部分。

这是你进入的起点。在工具的下面是一个每月的笔记。它看起来像这样:

使用的方式是在临近月底或月初填写。你可以按照你想要的任何顺序来。我喜欢从“我的日常活动 ”(My Routine)和 “生活表”(Table of Life.)开始。然后继续确定我本月的首要任务,并填写我的目标。以下是我这个月的情况:

2020年11月我的优先事项和目标。

有几个月,我的目标超过20个,其他时间只有几个选定的目标,没有正确或错误的数字可言。

在每个月的最后一天,你开始填写本页底部的月度回顾部分。

月度回顾部分。

问题很明显,你可以根据自己的需要添加更多的问题。

我的常规工具(Routine)

我把它分为两部分。工作日:

我2020年9月的日常

以及周末:

写下你要在什么时间做的每一项活动,这是很有用的。它能让你的大脑腾出时间,去思考其他更重要的事情。我不靠脑子记住每天日常活动,我直接看这个表,直到成为一种习惯。

每隔一段时间做一次改变,看看什么最适合自己,也有很多价值。我倾向于每月改变一下,尝试着去弄清楚这个问题。另外,你的生活并不是一成不变的,所以你需要做出相应的调整。

生活表工具

生活表工具是基于流行的生命之轮( Wheel of Life)。在电脑上做的更方便,同时在每个区域添加注释。下面以我这个月的为例:

我2020年11月的生活表。

满分是10分。现实中,一个月内你可能涨的点数不会超过两到四点。不过,你可以选择牺牲你生活中的一个方面来换取另一个方面。

例如,如果你的财务状况井然有序,而你发现自己没有足够的时间与朋友和家人相处,你可以减少一点财务分数,而将其投资于朋友和家人。

思考日工具

这是最重要的工具之一,但很少人去做。思考日是指你在这一天除了反思自己的生活之外,不做别的事情。你可以在你觉得你需要对自己的生活更加清晰的时候做一次,也可以定期做一次。我每个月至少会做一次思考日。

下面是第一部分的内容。

第一部分

第二部分

一开始可能会觉得很简单,不需要一整天的时间来做,但如果你是这样想的话,你就错了。我经常发现自己没有足够的时间在一天内反思所有的事情。当我在我的日记中进行思考日的记录时,我经常最后写下30页的笔记。

我强烈建议你每月至少做一次。

艾森豪威尔矩阵工具

我在“思考日”工具中加入了一个艾森豪威尔矩阵,但在主区也有一个独立的矩阵。它看起来是这样的:

艾森豪威尔矩阵

如果你从来没有使用过艾森豪威尔矩阵,你真的应该试试。这是我所知道的最好的工具之一,可以找出你真正的优先事项。我已经按照最重要的事情的顺序,用颜色做了区别。

比如,“重要但不紧急”是最重要的。这是你长期做的事情,比如健身、健康饮食。也可以是关于从事副业的工作。

你要尽可能地避免“不紧急、不重要”的任务。这包括滚动浏览社交媒体,逃避更多的娱乐活动等等。

胜利日志工具

我的胜利日志是我的信心助推器。它让我意识到我的成就有多大,我所做的事情对别人很重要。在我的习惯追踪器中,我总是每天至少记录一次胜利。在艰难的日子里,这一点更加重要。

这是2020年10月我的胜利日志的样子:

我试着给我的胜利打上标签,以便更容易找到。数字表示有多大的胜利,用一到五的尺度。一表示还行,五表示特别好。这两种情况都是相当罕见的。

失败日志工具

失败日志是记录你那些没有成功的地方。在这里,你可以客观地记录下某件事情是如何不成功的,以及下次如何让它成功。

它的工作原理与胜利日志非常相似,但条目较少,除非你是一个经常做实验的科学家。对于每个条目,你要回答以下问题:

这次失败是什么?

你觉得为什么失败了?

你哪里做错了?

果成功了会怎么样?

你从中学到了什么?

还有谁可以从中吸取经验?

目标是从你做过的不成功的事情中吸取教训,这样你以后就不会再重蹈覆辙。

开始/停止 日历工具

前提很简单:追踪你的好习惯和坏习惯,记录做与不做的事情。它看起来像这样。

2020年5月,我想开始做的一个习惯和停止一个习惯。

在一天结束的时候,回到这个日历上,如果做到了就打个勾。

每周计划工具

你的大部分计划可能会在这个工具中。

这一部分充分运用了Notion。点击 “+添加一个新的周计划”,就会创建一个周计划模板的副本。它的样子是这样的:

每周计划的模板

这是底部的样子:

每周反思部分

我记录每周的计划不是在周五就是在周日。通常我需要一到两个小时,这取决于我一周有多少任务。

每周,我都会根据自己上周的表现来调整自己的习惯追踪。下面是10月份的两个例子:

2020年10月第一周

2020年10月的最后一周

具体到每一天,这是一天开始时的样子:

一天开始时

一天结束时

如你所见,我将任务从列表中拖入“已完成”部分。在一天工作结束后,我就会修改第二天的日常计划。我根据新的优先事项和一天中不可避免地出现的事情进行调整。

一周结束,在做下周周计划的同时,我也会进行每周反思,下面是一个例子:

在2020年10月第三周的例子

如何推进这项工作

这篇指南重点介绍了很多我正在使用的工具和方法,但我希望即使你不打算完全按照我的做法来做,它也能给你提供如何规划生活和日程的想法。

你当然可以用你熟悉的工具来实践其中的一些想法,使之与你所熟悉的东西很好地结合起来。事实上,我甚至鼓励你不要使用我的模板,而要建立自己的模板,因为只要做了这个练习,你就会更加清楚什么对你来说是最重要的。

我的方法和工具乍一看也是相当令人难以接受的。你可能想先只关注几个方面。如果要我为你选择最重要的一个,我会建议从周计划表开始。

需要注意的是,我曾经对这些工具收取75美元的费用,但为了帮助大家更好地安排生活,我决定免费赠送。我已经不从中赚钱了,但它仍然和以前一样有价值。

结论

组织你的生活和时间表可能是令人生畏的工程,但如果有合适的工具,也可以很容易和有趣。我使用Notion创建了这个免费的模板,我认为它可以极大地帮助你的规划。

你不需要使用它,但你还是可以从中得到启发。如果你选择使用它,我相信,通过更好的规划,你会更加茁壮成长,我希望这个工具可以帮助你。你能行的!

译者:蒂克伟

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