创始人，你正在成为公司发展的最大瓶颈 | 详解自动化系统搭建

神译局·2025年09月27日 07:06

学习如何设计能够处理运营、客户和增长的系统，让你最终能专注于愿景，而非日常琐事。

神译局是36氪旗下编译团队，关注科技、商业、职场、生活等领域，重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按：创始人最大的瓶颈就是自己。本文帮你搭建一套能自动运转的商业系统，让你抽身去做更重要的事。文章来自编译。

创业到了一定阶段，大多数创始人都会遇到瓶颈。业务增长加快，团队不断扩张，突然之间，创业的兴奋感变成了管理的疲惫感。日夜颠倒，决策堆积如山，整个公司感觉就像一台永不停歇的跑步机。

如果你总是在到处救火、回答各种问题，眼睁睁地看着任务被遗漏，那么你遇到的不是时间管理问题，而是系统问题。

这种不堪重负的感觉，是更深层次运营漏洞的症状。当每项任务都依赖你的批准，当你的团队需要持续的指导，当你的收件箱成为公司的中枢神经系统时，就表明公司缺乏结构。

没有行动指南。

没有明确的责任归属。

没有可预测的节奏。

职业倦怠就是这样产生的——源自你日复一日、没有喘息地独自支撑着所有事情。

建立一个坚实的运营系统可以解决这个问题。它能为你的企业提供支柱，让成果可以复制，让授权变得更容易，让增长变得可控。最重要的是，它能给你喘息的空间。

一个功能完善的系统并不是要取代勤奋，它只是确保你的辛勤付出能够真正建立起一个没有你也能运转的东西。

1. 你的企业需要运营系统的几大迹象

不确定你的企业是否需要系统？迹象通常就在你眼前，只是感觉像是日常问题。但如果不加以解决，它们会悄无声息地阻碍你发展，让你精疲力竭。

你就是瓶颈

如果决策、批准或项目进展似乎总是取决于你，那么你的企业就无法在你缺席的情况下运转。这会拖慢所有事情的进度，让规模化几乎成为不可能。如果你一不在办公室，事情就堆积如山，那这就是警示灯。

一位压力山大的创始人在费力处理日常任务，这凸显了建立系统以减轻运营负担的必要性。没有简化的工作流程或适当的授权，即使是常规职责也可能导致决策疲劳、职业倦怠，并使人无法专注于驱动增长的优先事项。

你的团队总是在请示该干什么

当你的团队不断向你请示时，这并不反映他们的能力问题，而是组织结构上存在漏洞。没有清晰的工作流程或文档，即便是聪明且经验丰富的人也会对下一步行动犹豫不决。这会导致错失良机，浪费时间。

任务总是被遗漏

截止日期一再推迟，邮件无人回复，客户因为没人跟进而再次联系。这些不仅仅是小的运营问题，还表明了你的企业过于依赖记忆和人为的跟进，而不是依靠明确的系统来运行。

你被业务拖住，没法发展业务

当你的整天时间都花在处理任务、催促进度或弥补错误上时，就根本没有时间思考战略。当你被日常维护工作淹没时，你无法专注于增长。而系统，正是能给你带来喘息空间的东西。

如果这些你听起来都很熟悉的话，那你需要的不是工作更努力，而是更好的系统。

2. 如何将业务系统化：分步指南

系统化业务意味着减少猜测，增加一致性。它能帮助你简化运营、轻松授权任务，并专注于增长而非日常的救火工作。无论你是独立创始人还是管理一个小团队，正确的系统都能节省时间、减轻压力。以下是建立这些系统的分步指南。

第一步：识别核心业务职能并确定其优先级

在将任何事情系统化之前，你需要了解清楚究竟是什么在维持业务运转。每家公司都有一系列核心职能来驱动其日常运营。这些是幕后转动的齿轮；当它们润滑良好时，你的业务就会顺畅流动。当它们出问题时，你会感受到每一次颠簸。

首先，不管你做的是哪个行业，请列出企业的关键职能：

销售 – 潜在客户如何进来，如何进行资质筛选，以及如何完成交易。
市场营销 – 企业如何获得曝光、建立信任并吸引新客户。
客户服务 – 如何支持客户、解决问题并维持客户忠诚度。
运营/交付 – 产品或服务是如何交付的，以及这个过程的一致性如何。
财务与行政 –如何跟踪资金，怎么传发票，账单如何支付。
招聘与人力资源 – 员工如何招聘、引导和管理。

列出这些职能后，问问自己——哪些占用了你最多的时间？哪些你不在就会出问题？从这些地方开始。

不要试图一次性解决所有问题。专注于一两个摩擦最多的职能。这是建立真正有效系统的切入点。

建立商业系统的五个步骤——从识别核心活动到持续评估和改进系统性能。它强调了结构化思维，帮助那些希望企业在无需持续监督的情况下高效运转的创始人。

第二步：创建并记录标准操作程序 (SOP)

一旦确定了需要结构化的业务职能，下一步就是把流程从你的脑海里拿出来，落实到纸面上。这就是SOP可以发挥作用之处。

SOP是一份关于公司如何完成特定任务的分步指南，意思相当于：“我们这里就是这么做事的”，而不需要每次都重复解释。

SOP为何重要

当任务只存在于你的脑海里（或零散的Slack消息中）时，它们就无法被授权、重复或改进。这会导致结果不一致、总是被打断和不必要的错误。SOP可以解决这个问题。SOP可让执行保持一致，培训更快上手，责任更加明确。

SOP还可以带来杠杆效应。你不必亲自执行任务，你只需要为它设计系统。这是从操作者到建设者的转变。

从小做起

选择一个你经常处理的重复性任务。将其分解成若干步骤。用清单的形式写下来，或者通过屏幕共享录制你操作的过程。像Notion、Google Docs、Loom或Scribe这样的工具可以简化这个过程。格式没有清楚重要，你的目标是让任务易于理解，无需进一步解释。

写好后，与你的团队分享。带他们过一遍流程，然后让他们去执行。接着根据他们的反馈进行改进。这就是你的第一个有效系统。

按行业划分的系统化辅助工具

零售与电子商务

Shopify – 端到端的电子商务平台，处理支付、库存和物流。
Klaviyo – 专为在线商店打造的自动化邮件和短信营销工具。
ShipStation – 与你的网店同步，实现发货、追踪和退货的自动化。
Canva – 用于社交媒体、邮件图片、产品图片的设计平台。
QuickBooks – 集中管理会计、库存和薪资。

服务型企业（顾问、教练、自由职业者）

Calendly – 自动化预约安排，减少来回沟通。
Dubsado – 一站式CRM，用于客户引导、合同、发票和工作流程管理。
Loom – 录制培训视频和操作演示，用于引导客户或授权工作。
Stripe + QuickBooks – 流畅、自动化的发票开具和收款。
Scribe – 为客户流程（如引导、报告等）创建分步SOP。

代理机构与创意行业（营销、设计、品牌等）

ClickUp – 通过自动化管理项目、时间表和团队职责。
Notion – 内部知识库，用于存放创意简报、SOP、模板和清单。
Trello – 可视化项目管理系统，用于追踪创意流程。
Frame.io – 集中式视频审阅和反馈平台，供创意媒体团队使用。
Zapier – 连接你的各种工具，自动化重复性操作，如创建任务或上传文件。

初创公司与SaaS公司

Linear – 快速、对开发者友好的任务和错误追踪系统。
Confluence – 内部文档平台，用于产品规格、SOP和技术流程。
Intercom – 自动化支持工作流程和常见问题解答，并收集用户反馈。
Mixpanel 或 Amplitude – 系统化用户分析和增长追踪。
Make (Integromat) – 可视化工作流程自动化工具，无需编写代码即可连接应用数据。

这些都是构建系统的基石。用它们来定义工作如何完成，这样你的团队在执行时就不必每次都重新发明轮子了。

无论你是发送客户提案、发布新产品功能，还是完成订单，SOP都能确保过程的一致性、快捷和明确。从一个SOP开始，然后不断累积。

第三步：自动化业务流程以节省时间

当一个流程被定义并可重复后，下一个要问的问题是——这个过程真的每次都需要人来操作吗？

自动化是节省时间、减少错误和在不耗尽精力的情况下实现规模化的捷径。就像雇佣了无形的助手，持续、安静、全天候地处理繁琐的工作。

目标不是自动化所有事情，而是自动化那些可预测的工作，这样你的团队就能专注于战略性任务。

该自动化什么

寻找那些具备以下特点的任务：

重复性且基于规则的（比方说，发票提醒、入职邮件）
容易出现人为错误的（比如，手动数据录入、在应用间复制信息）
耗时但价值不高的（比如，安排会议、更新状态）
即便是简单的自动化，每周也能为你节省数小时的时间。

智能不等于机械化

一条重要规则——不要自动化掉那些重要的具有人情味的时刻。

自动发送一封欢迎邮件固然很好，但创始人亲自跟进的一条简短问候更能建立信任。让自动化来承担繁重的工作，而你则将精力集中在能产生影响的地方。

最好的系统是混合型的；自动化处理基础工作，而你的团队则在需要细致考量或共情的地方介入。

从小处着手，快速扩展

你不需要在第一天就制定完整的自动化策略。从一个任务开始，自动化一个工作流程，看看效果如何，然后在此基础上继续发展。

如果你记录了一项任务，并且每周都要处理它一次以上，那么它很可能就是自动化的好对象。

第四步：授权并建立团队责任制

即使是记录最完善、自动化程度最高的系统，也仍然需要人来运行。将自己从日常事务中解放出来的最后一步是授权。不仅仅是授权任务，更是授权所有权。这意味着要建立一支不等待指令，而是能根据行动指南执行并交付成果的团队。

以下是如何建立这种文化的方法。

→ 文档记录

一切始于清晰。如果一项任务没有被记录下来，就很难授权。文档让你的期望变得可见，它概述了一个流程的内容、方式和原因。把它想象成建立信任的辅助轮。

利用Notion、Trainual、Google Docs或Scribe等工具写出步骤、链接资源并明确成果。一份好的文档能回答这个问题：“如果我不在，别人能否在不问我的情况下遵循这个流程？”

→ 培训

光有文档是不够的。你需要带领团队过一遍流程。培训弥合了纸上谈兵与实际执行之间的鸿沟。

先观摩一次，再一起操作一次，然后交接。留出时间进行问答，展示“优秀范例”，并解释流程背后的意图。目标是建立信心，而不是强制遵守。当人们理解了背后的原因时，他们会更好地遵循系统。

→ 授权

培训完成后，就让他们接手。从一些小事开始，让团队成员全权负责一个明确的任务或工作流程。不要只分配任务，要分配成果。让他们对结果负责，而不仅仅是对待办事项列表负责。

而且不要紧盯着不放。如果你已经完成了文档化和培训的工作，就退后一步。让他们学习、适应和改进系统。犯错在所难免，但这是培养独立性的一部分。

真正的授权意味着给予你的团队在系统内做决策的权力。创建的是指导方针，而不是瓶颈。允许员工解决问题，而不是等待批准。

你不仅仅是在交接工作，你是在培养领导者。人在感受到被信任时，会直面挑战。当你的团队对成果负责时，责任感就成了文化的一部分，而不再是你需要强制执行的东西。

3. 帮助你系统化和规模化的AI工具

人工智能的兴起使得建立运行更快、更简洁、所需人工更少的系统变得前所未有地容易。这些工具不会取代你的团队，而是会增强他们的能力。如果使用得当，它们能让系统从优秀走向卓越。

以下是一些由AI驱动的工具分类介绍，它们可以帮助你记录流程、自动化工作流、管理任务并保持团队步调一致。

一份包含100种商业AI工具的汇总，涵盖头脑风暴、市场营销、自动化、SEO、生产力、播客、设计等领域，帮助专业人士利用AI简化工作流程并扩展运营。

用于文档记录和SOP创建的AI：

过去创建SOP非常耗时。现在不是了。这些工具可以让你实时捕捉工作是如何完成的，这样你就可以在做的同时进行记录。

Scribe AI – 当你执行一项任务时，Scribe会捕捉每一步，并将其转化为一个带有截图和说明的、整洁可分享的指南。非常适合用于员工入职和流程文档记录，无需从头开始编写。
Tango – 与Scribe类似，Tango是用AI来构建可视化的SOP。对于那些依赖于需要大量点击和操作顺序的工具的团队来说，这个工具特别有用。
Notion AI – 很适合初创公司和创意团队。它可以总结会议记录，根据提示起草SOP，并帮助你快速构建文档结构。再结合知识库功能，Notion简直是系统开发者的梦想。

用于工作流自动化的AI：

一旦规划好了流程，这些工具可以帮助你将各个环节连接起来，自动化技术栈的交接、更新以及重复性操作。

Zapier AI – 会根据你已在使用的工具推荐自动化方案。非常适合那些希望在不接触一行代码的情况下就能连接Slack、Gmail、Airtable和Stripe等应用的无代码创始人。
带有人工智能助手的Make (Integromat) – 提供了一个可视化界面来构建复杂的自动化流程。其AI助手会在你构建时推荐逻辑流程和优化方案，非常适合更高级的工作流。
Bardeen – 一款强大的Chrome扩展程序，可自动化基于浏览器的任务。Bardeen可以使用简单的AI驱动命令来抓取数据、总结内容、触发跟进，并与你现有的工具集成。

用于任务管理和优先级排序的AI：

这些工具不仅仅是让你的待办事项列表保持有序，还可以通过自动化任务创建、优先级排序和日程安排，帮助你的团队更智能地工作。

ClickUp AI – 通过上下文感知建议，起草任务描述、会议纪要和项目大纲。有助于规范项目的范围界定和任务分配方式。
Motion – 利用AI根据优先级、截止日期和工作量自动安排你的任务和会议。如果你的日历总是像在玩俄罗斯方块，这个工具会有很大帮助。

用于沟通和培训的AI：

很多系统遇到沟通就会出问题。下面这些工具能保持信息流通，并帮助团队从工作中学习。

Loom AI – 录制快速讲解视频，然后自动生成摘要、标题和文字稿。非常适合异步更新、SOP演示或在不需要另外开会的情况下分享背景信息。
Fireflies.ai – 加入你的通话，进行录音，并生成带有行动项的可搜索文字稿。有助于记录决策和跟进事项，而无需专人做笔记。
ChatGPT for Teams – 充当一个全天候的内部知识助手。可以用你的SOP和流程来训练它，然后团队就可以向它提问，比如“该如何引导新客户？”，并立即获得准确的回答。

这些工具并非万能药。但如果审慎使用的话，它们会成为企业流畅运转的核心组成部分。选择适合你工作流程的工具，将其整合到你的系统中，让自动化和人工智能的复利效应开始为你服务。