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这10个深度策略,帮你提高注意力和工作质量

神译局 · 2020-01-14
高质量的工作成果,从深度专注开始。

神译局是36氪旗下编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍国外的新技术、新观点、新风向。

编者按:在这个全新的数字生活时代,我们总是容易受各种干扰因素而分散了注意力,甚至还可能会影响自己的工作质量。这篇文章,原标题是10 In-Depth Strategies to Improve Your Focus and Produce High-Quality Work,作者Jennifer Taylor Chan是一名法律工作者,她结合自身经验,提出了提高注意力和工作质量的10个深度策略,希望对你有所启发。

图片来源:Pexels.com

早在2015年,微软加拿大分公司曾就发布过一篇报告,称人类的注意力比金鱼还要短。

根据这篇报告,2000年所调研的人类平均注意力跨度还有12秒,而根据2013年的调研数据显示,人类平均注意力跨度只有8秒(金鱼的平均注意力跨度为9秒)。

虽然微软承认数字生活方式对我们的持续注意力产生了负面影响,但其同时也提到了一个好消息:随着技术的推广和社交媒体的普及与应用,消费者也越来越擅长于通过碎片化的集中注意力更好地处理有关信息。

换言之,虽然对消费者而言,并不算是一个好处;但对于那些通过消费者的关注而获益的市场销售商而言,这的确是他们可以利用的一项优势。对他们而言,为了博得消费者的关注,他们只需要创造出短暂又直接的影响力即可。

该项报告还指出,对于使用多个数字屏幕的用户来说,其选择性注意力(即在面对多种干扰项时能够保持专注于某项任务或事情的能力)也出现了显著下降。而对于能够主动过滤干扰信息源的人而言,他们则更有可能主动性地远离各种干扰项以及多屏幕设备。

我们之所以会出现选择性注意力,并不是因为人口状况、媒体消费或社交媒体的使用,而是当我们只专注于一项任务或事情时,我们会为自己创造一个特意的环境。

简单做个小结:

  • 我们的注意力跨度越来越短;

  • 对市场销售商是好的,但并不一定对知识工作者也是好的;

  • 尽管我们在很大程度上能够控制和管理我们所处的环境,但它同时也可以影响我们的专注力。

鉴于此,我会在日常工作和生活中应用以下10个深度策略,让我在数字环境和其它干扰项的影响下,仍然保持高度注意力,同时实现高质量产出。

#1:单任务处理

除非我手头上的任务需要专门涉及法律调研,那我一般就只会同时保持打开一个或最多两个浏览器窗口。

如果我所做的任务只需要借助微软Word文字处理软件,那我就会直接关闭浏览器,而不是最小化浏览器窗口。这个方法同样也运用在邮件处理。如果我不是在特别等待某人的邮件,那我就会关闭微软Outlook邮件客户端,并且只会在做完其它任务或者休息的时候,再打开它。

截至目前,我几乎从来没有错过任何的紧急事件。同时,我也能够很轻松地区处理那些认知要求更高的工作。

#2:制定每日或每周工作计划

根据美国乔治城大学(Georgetown University)的计算机科学教授、著有《优秀到无能被忽视》(So Good They Can't Ignore You)一书的作者卡尔·纽坡特( Cal Newport)的建议,我在日常的工作中都会把具体的任务分配至一天中的不同时段。

虽然更好的选择是前一天晚上提前规划第二天的安排,但我通常是早上起来或者到达办公室后就立即开始规划当日的工作计划。尽管有时候会出现各种临时任务,比如客户临时到访办公室,但我也不会因此打乱自己的计划,只需要继续回到原来的计划框架,稍微调整一下相应的时间即可。

制定工作计划,并不是以完成任务的数量为目标,相反,你应该养成一种意识,让自己去关注工作日的具体安排。在执行每项任务的过程中,我再也不会对自己说,“天啊,下班之前我还要完成这项任务”,毕竟,我已经提前规划了一段特定时间来单独完成这项任务。

#3:认真思考各项任务

最好的想法,绝对不是首次就能想到的想法。在我准备上次听证会的过程中,针对可能出现的三种情况,我提前写好了有关陈词及论点。

在我做好有关准备过后的两周里,我又反反复复地把所有的陈词及论点都修改了一番,最后的终稿也基本上完全不同于初稿。它也是经过我认真思考后的成果,无论是在通勤过程中、遛狗期间,还是在阅读其它不相关的内容时,只要有时间或者联想到有关方面,我都会认真地去思考。

当然,我并不是建议你必须要保持随时思考工作的习惯。我想说的是,你要给自己预留足够的时间,从而让自己有时间再去回顾需要你解决的各种问题,也许你还可能从不同的角度发现新的内容。

#4:设置多个最后期限

这一点和上一点相关。无论是从事什么工作,你不可避免地会遇到各种工作上的压力。为了更好地管理压力,一定要给自己所做的任务或项目的每一个步骤都设置相应的最后完成期限。

此举也会给你的任务或项目创造一个系统,从而更好地去应对和处理在工作遇到难题或者必须要走出舒适圈时的各种不确定性。

#5:“长劳短逸”的高强度工作

虽然微软声称,过着数字生活方式的消费者其优势在于能够通过短暂爆发(short bursts)来培养和锻炼深度注意力,但微软却提到的是在一整天某段时间中的几秒,而不是几分钟。

但我认为,你应该养成一种习惯,能够让自己在某个特定任务或项目中一次保持25分钟高强度工作,再跟随5分钟的休息时间。然后再重复这个过程三至四次,最后再将休息时间延长至10至15分钟。

此外,在休息期间,也不要突然就转向多任务处理。如果你想查收邮件,就专心去查收邮件。如果你想登录社交媒体平台,那就一次只登录一个平台。

就我个人而言,我更喜欢在休息期间到处走走,或者出去喝一杯咖啡,毕竟我认为既然是休息,就一定要让眼睛远离各种屏幕。

这个方法也被称作“番茄工作法”,你可以用自己的手机或者某个免费应用来为自己倒计时。

#6:不用则废

大脑可塑性的原则很简单:如果你没有频繁地锻炼自己的大脑,那你的大脑就可能会开始衰退。为了防止大脑衰退,你就需要给大脑适当的刺激。

根据神经学家、美国社科院院士迈克尔·梅泽尼奇博士(Dr. Michael Merzenich),要想过上一种活跃的具有认知的生活方式,就必须持续为大脑输入各种高强度、重复并且难度不断加大的活动。

一些示例活动包括:玩拼图游戏、学习新乐器、参与各种需要眼手协调的体育运动,以及多种脑力锻炼活动。

#7:提高个人创造力

虽然也许我们都知道,人类的左大脑倾向于逻辑思维,而右大脑则倾向于艺术创造思维,但只是基于这样的认识,也很难真正地了解大脑的运作方式。

实际上,创造力可以用大脑在通常相互独立运作的内部神经网络之间的交流效率来确定。

根据2017年发表的一篇报告,与创造力活动相关的大脑网络,主要包括三个区域:默认网络(即头脑风暴以及冥想会用到的网络)、突显网络(探测环境刺激,并且在默认网络和执行控制网络之间来回切换),以及执行控制网络(当我们需要关注时会激活的部分)。

在展开对四组独立数据集的研究后,研究人员发现,高创造力的人,都能够同时激活并使用这三个大脑网络。

其运作方式具体如下:

  • 通过涉及记忆检索和精神刺激的灵活脉冲机制,默认网络可以不断促成新想法的生成→

  • 突显网络则主要是去识别可行的想法,即那些通过默认网络生成的潜在有用信息→

  • 最后,这些信息会转移至执行控制网络进行高级处理,从而进一步评估、阐释和(或)修改该想法。

虽然这个过程看起来像是一个连续过程,但现实是,执行控制网络也可以通过一些限制因素和优先处理某些特定事物的方式,与默认网络进行交互。

那我们该如何提高自身的创造力认知呢?我认为,在日常生活中,通过阅读小说、以多种风格方式来写作,甚至参加各种手工艺活动等方式,都能促进创造力的提升。

#8:学会复述解释

在我刚踏入法律行业不久后,我还记得在准备第一次听证会时,自己提前写好了自己将要在听证会上将要说的全部内容,并且还提前“排练”了许多次。在随后的听证会上,我也基本上是拿着我的手稿从头读到了尾。虽然我没有漏过任何细节,但我在听证会上的行为,实际上就是在重复之前的排练。它不仅会让我觉得这个过程太长,而且还可能会让法官觉得厌烦。

通过那次经历(当然随后还有其他类似经历),我学到的宝贵经验就是,千万不要去重复阅读自己的笔记或手稿。

要测试自己是否真的理解或明白某个内容,实际上就是去看你如何解释这个内容的能力。

在执业两年后,如今的我,在准备听证会的过程中,只会罗列发言的核心主题或关键词,同时附上有关参考文件的页码,以便我快速查阅有关内容。

在我最近的一次听证会上,我甚至在下半段的陈述过程中,基本上没有低头去看我的笔记。

#9:创建一套压力管理系统

无论对谁而言,压力都是不可避免的,但我们可以通过创建一套系统,来降低压力对个人工作能力的影响。至于什么系统能对你起促进作用,我无法得知。然而,可以缓解压力的常见活动包括冥想、有氧运动(比如跑步、骑自行车、步行)、拥抱大自然,以及健康饮食等。

当你知道自己马上要去做一个可能会让你产生压力的项目或任务时,你可以提前在你的工作计划中预留时间(见前述第2点),专门用来去参与对压力管理有效的活动。

#10:练习“慢工出细活”

工作中,我们总是会遇到各种紧急任务,而你也需要尽快去“灭火”。然而,当你去应对和处理这些突发事件时,你的专注力则会受到很大的影响。

为了更好地解决这个问题,我建议你尝试去慢慢工作:在完成某项任务时,为自己多预留一定的时间,同时尽量保持一次只做一项任务,并且针对个人以及身边同事一天的工作产出量,设定合理的预期。

作为一名律师,我发现,只要我能够提前跟客户沟通清楚,让他们有所期待,同时能够保证很好地完成某项工作,那他们都非常愿意多等待几天。对他们而言,他们更关心的是高质量的产出,而不是平庸的内容。

写在最后……

不可否认的是,在工作中保持专注的能力,是决定你是否能成功完成某项任务的核心影响因素之一。虽然有大量研究都证明了注意力跨度减少的问题,但相应的潜在解决方案却并不多见。

工作,永远都不是一件简单的事情。但是,我们却可以为自己营造一种环境,让自己的大脑以最佳状态运转。

译者:俊一

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