一家公司怎么样,开个会就知道了

管理的常识·2021-12-03
上班不是最累的,开会才是

会议,本是个解决问题的好方式,可如今却被人人吐槽:上班不是最累的,开会才是。

表弟说他们公司是夜总会——夜里总开会,可是越开会越不能解决问题,越解决不了问题就越开会,周而复始,恶性循环,累得他都想辞职了。

果然,一家公司怎么样,看它是怎么开会就知道了。以下,Enjoy:

01 会议,见公司效率

低效会议,浪费的不仅是与会者的时间,也在浪费公司的金钱。

开个会有多费钱?不仅是看得见的与会者开会时的时薪,还有很多你看不见的,比如参加会议的出差、准备会议材料的时间、复印资料的成本、策划与组织会议花的精力……这些都能折算成金钱。

网上流传着一个会议成本的计算公式:

会议成本=每小时平均工资的3倍×2倍×开会人数×会议时间(小时)

你开的每一次会议,公司都是要付出成本的,与会者职位越高,公司付出的就越大。

TED演讲《让“偷走”你时间的人滚蛋》中曾做过统计,每年有超过30亿次会议被举行,高管们40%-50%的工作时间都花在会议上,近34%的会议最终都是浪费时间。如果换算成美元,美国商业中“每年因会议浪费时间造成的损失近370亿美元”。

为了提升会议效率,各家公司都想尽一切办法。

三星前总裁李健熙专门装修了一间“零度冰室”的会议室,其内部温度常年保持在0°C以下。每逢重要会议,李健熙都会将其放在“零度冰室”召开。

结果,因为大家都怕冷,平时好几个小时的冗长会议,现在只需10—15分钟就能结束,而平时一些看似很难解决的问题,现在都能在“零度冰室”里得到圆满解决。

我曾经到过日产汽车公司总部并参加他们的会议,他们的会议室只能网上预订,会议结束时间快到的时候,会有喇叭提醒你尽快结束会议,等时间一到,你必须撤出会议室,不能拖延,因为下一拨参加会议的人已经在门外等候了。

时间就是金钱,在开会这件事上也不例外。

02 开会,见公司管理水平

朋友跟我吐槽他们公司的会议:“开会挺好的,反正就是大型甩锅现场,没问题时把人都叫齐了签字画押,有问题时把人叫齐了互相撕逼,只要养成了一开会就玩手机睡觉的厚脸皮,跟你有关随便说两句,跟你无关直接带薪摸鱼,多嗨皮。”

这种公司并不是少数。从一家公司开会的方式,就能看出它的管理水平。

亚马逊创始人贝索斯说出了原因:

公司的会议多,会议时间长,意味着需要大家沟通讨论的事情多。为什么这么多事情需要讨论和沟通?因为公司正常的制度流程解决不了,只好讨论,那一定是公司的组织和流程出了问题。

与其在如何开好会议上大做文章,还不如在组织功能上积极改善,努力把会议沟通保持在最低限度。

还有一个能体现公司管理水平的是会议纪要。我看过很多管理规范的公司都要求会后必写会议纪要,有纪要才好执行、好跟踪。

可是,还有更优秀的公司从不写会议纪要。他们认为,会上每个人都理解并确认了会议结论,会后按照会上决定的事项去做就行了,为什么还有多此一举写会议纪要呢?

更何况写会议纪要可是个技术活,不仅要熟悉业务,还要有高度的总结提炼能力,耗时耗力。

当初傅盛给周鸿祎打工时,第一次跟着周鸿祎开会就被安排去写会议纪要。周鸿祎那天天马行空讲了2小时,结果傅盛写会议纪要写到凌晨3点。

一个高度自治的公司,不用写会议纪要,人人都知道自己该做什么,按部就班去做就行了。

03 会议方式,见企业文化

每个公司会议方式都不相同,甚至有的开会原则截然相反,这背后体现的是不同的企业文化。

总有少数公司不走寻常路,亚马逊的会议方式就是反其道而行之。在这个无PPT不开会的时代,亚马逊的会议法则中竟然有一条“不允许用PPT”。

因为贝索斯认为,PPT并不是一个很好的会议载体,对发言者来说,用PPT展示的确很方便,但PPT只能展示部分要点,并不能全面表达他的思想,很容易把一些隐藏在要点背后的内容遗漏了,与会者从中获得的信息就会有缺失。

所以亚马逊的会议改为:会议组织者需将所有资料,按照标准的6页纸模板提前写好并发给参会人员。开会的前15分钟,所有人一言不发先阅读这6页纸的内容,之后再讨论。

从一家公司的会议模式里,能看出这家公司倡导什么,反对什么。每一次会议里,都深深印刻着它的企业文化。

04 开会,见老板格局

热播剧《突围》里,就有这样一个开会的情节。

中福集团董事长林满江对下属京州中福公司党委书记兼董事长齐本安不满,正好齐本安想针对京州中福领导班子的问题开个民主生活会,邀请林满江参加,林满江就答应了,可他故意让全员等了近一个小时,才肯出来开会。

会上,全是林满江一个人表演,他一顿操作猛如虎,拿下了和齐本安关系好的李功权,还祸水东引,甩包袱给齐本安。

这哪是民主生活会啊,既没有民主,也没有生活,分明是大掌柜教训小伙计,明着抓李功权,实际是杀鸡儆猴,教训齐本安。

从开会这件小事,就能看出老板的格局和人品,我们身边也有不少没格局的老板。

有的公司上班时间不开会,常规操作是挤压中午吃饭时间开个短会,利用晚上下班时间开个小会,挪用周末休息时间开个长会。

有的公司经常下班前开会,一开会就到9点以后,餐补交通补助都没有,更别指望算加班了。

一个公司能走多远,最后拼的还是老板的格局,连开会这件小事都斤斤计较,充满算计,这样的公司永远都不会发展壮大。

05 高效会议方式能提升会议价值

高效的公司,在会议管理有很多共通之处,这里我介绍一个经过多年实践被证实不错的会议方式:日产会议方式(Nissan Meeting Way)。

很多人都听说过日产生产方式NPW(Nissan Production Way),日产在生产领域能确保没有一秒钟的浪费,但在十多年前的一次调查显示,60%以上的日产员工都说日产的会议要么低效,要么目的不清,或二者皆有。

于是日产决定对会议方式进行变革,用简单、清楚的结构化讨论,帮助大家从更短会议上获得更多的东西,就这样日产研究并形成了日产会议方式,一直运用至今。

日产会议方式的目标是:提升会议价值。它有5项准则:

1.减少纸张浪费

2.减少出差

3.1个议题1小时

4.开场确认会议目标

5.当场形成会议纪要

1.减少纸张浪费

有的公司开会,会复印很多资料,会后这些资料就没用了,而且准备这些资料本身也要花不少精力,这是一笔巨大的浪费。其实可以借助投影仪等电子设备让大家聚焦会议内容,不再浪费纸张。

2.减少出差

在IT技术不断进步的今天,人与人之间的信息沟通已经有了很多新的方式,如电话会议、网络会议、微信、QQ等,借助电话、网络会议等方式不但节省了出差时间和差旅费,也使会议效率得到提高。 

3.1个议题1小时

生理学家认为,成年人脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是1小时,要不怎么学生一节课45分钟,会下课休息一下,就是这个原因。

所以在安排会议的时候,一般会议时间以一小时为宜,大型报告会也不应超过两个小时。

这1小时(60分钟)的会议流程是这样的;

第一步:确认会议目标(5分钟)

在会议开始时即应确认会议目标、议程和时间计划。

第二步:讨论(45分钟)

每个人的发言控制在5分钟内,开门见山,直奔主题,抛开客套罗嗦,紧紧围绕主题,只讲中间“骨头”的东西。为提高讨论效率,可以会前制定大家共同遵守的会议纪律(Ground Rule)。

第三步:会上当场形成会议记要(5分钟)

花几分钟时间,总结并确认讨论的结果。

第四步:散会(5分钟)

为不打乱下个时段的活动,在到时间前5分钟结束会议。

4.开场确认会议目标

要明白为什么开这个会,会议要达成什么目标。如果会议目标都说不清楚,开会就是浪费大家的时间。

日产人开会有个值得我们学习的地方,他们在会议一开始,都会在白板上写出要讨论的几个议题和要决定事项、目标,然后再开始讨论。

5.当场形成会议纪要

当场形成会议纪要,也就是会议结论,结论应该具体到什么人,什么时间做什么事,谁去跟踪等(What, when, who……)

把上述这些准则融入到会议的前期策划中,就能保证这个会议高效,具体来说,就是做好以下这6项工作:

1)设定会议目标

明确会议目标、背景、要决定的事项。

2)制定会议议程

按照“1个议题1小时”的原则来制定详细的议程和时间分配。

3)确定参加者的角色定位和职责

确定会议主持人、提案人、决策人等,避免邀请不必要的人员。

4)会议成本

按照“会议总成本=每小时平均工资的3倍×2倍×开会人数×会议时间(小时)”来计算会议成本。

5)会议工具/方式

IT会议(账号、密码)

6)会议资料

会前需发给与会者了解的资料。

一个会议是否能成功,功夫在会前,会议策划得好,结果一定差不到哪儿去。

开会,是检验公司的最好标准,愿你能找到一家尊重你、有格局的公司,开的每一次会议都有价值;也愿你尊重别人的时间,发起的会议都高效有价值。

【延伸阅读】

推荐语:全球管理大师拉姆·查兰&杨懿梅重磅出品!揭秘贝佐斯用六大模块打造亚马逊的数字帝国。数字化对于企业不是一种选择,而是一种必然。读懂了亚马逊,便看清了企业数字化的未来。

本文来自微信公众号 “管理的常识”(ID:Guanlidechangshi),作者:霍辉,36氪经授权发布。

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