会议笔记做不好,开再多会也是白开

管理的常识·2021-11-19
如何高效做会议笔记

会议效率低下一直是职场人的普遍痛点。除了冗长的节奏,即兴的跑题,敌对的氛围,模糊的结论……更让人抓狂的,估计就是会议结束后的总结笔记了。

一次会议短则半小时,长则数小时,如果负责会议笔记的人不懂技巧,会为此加班到很晚,甚至还要不断返工整理。

如何才能以最高的效率,做出一份得到同事认可、领导赏识的会议笔记?以下,Enjoy:

很多人觉得自己的会议笔记做不好:会议笔记很难记,发言人说话太快,很多重点都没有记下来,过了几天就想不起要记录什么……

做会议笔记听上去是很枯燥的工作,但非常重要。会议笔记的好坏,直接影响一个团队信息的同步情况。

做会议笔记是每位职场人士必备的技能,一份好的会议笔记,能让你更深刻地理解工作安排,把握公司动向。

你可以在会议前或会议中设想一下决议事项,将设想内容写下来,再与会议结果对照,看看自己考虑了哪些事情,与领导做法的差距在哪里,培养自己的思考能力和观察能力。

同时,如果你擅长并认真对待会议笔记,及时写出条理清晰、重点明确的笔记,你将会被邀请参加更多的会议,因为领导相信你的能力。

你记录的笔记将在公司内传阅,对于个人而言也是一次崭露头角的机会。

01 什么是有用的会议笔记

首先要弄清什么是有用的会议笔记:目的明确、内容精练、清晰明了。

1.明确会议笔记的目的

一般来说,会议笔记有两个目的:个人使用和公司使用。

个人使用:记录要点和个人思考,方便会后行动。

公司使用:一种是会议纪要,方便会后公司传阅和备案查询;另一种是行动指南,用于指导后续工作的开展。

会议笔记的目的不同,记录的内容和方法也不太一样。比如,会议纪要的目的是方便会后传阅,信息要相对全面。

行动指南的目的是指导后续的工作,不需要面面俱到,只要记下对工作有帮助的重点信息即可,特别是会议产出的成果和后续行动。

在做会议笔记之前,要先明确此次会议笔记的目的。

2.会议内容要高度精练

会议笔记不能是一字不漏地将会议内容记录下来,这样会有大量的无用信息。

要学会分辨有价值的信息,对会议内容进行归纳总结,将要点提炼成简洁的文字。

3.清晰明了,不参加会议的人也能看明白

会议笔记的清楚与否,有一种很好的检验方法:你把笔记交给没有参加会议的同事,如果他看完后能大致了解会议说了什么,而且还能按会议的指示去行动,说明你的会议笔记很成功。

如果你负责公司的会议纪要,还要确保与会人员达成共识。记录的重要内容,每位参会人员确认无误后才算数。

02 如何高效做会议笔记

如果希望高效完成会议笔记,那就要在会前做好准备,并掌握针对个人或公司的会议笔记的技巧。

1.会前做足准备

在开会前,会议组织者一般会利用电话或邮件通知参会人员并告知:参会时间、地点、人员、议题及研究事项、是否需要准备发言材料等。我们可以根据收到的信息做一个预先的准备和思考。

如果你是公司的管理者或主持人,想要通过会议取得成果,要注意两点:

一是提前让参会人员了解会议安排,准备发言材料和确定发言时间。如果大家在会议开始时才知道要讨论的内容,不仅浪费时间,还可能得出不着边际的结论。

二是做好会议记录,以便传达要事,并让相关人员做好后续工作。会议时间长或参会人员较多时,一定要制定好流程,安排好主持人和会议记录员。

2.掌握做会议笔记的技巧

1)针对公司的会议笔记

针对公司的会议笔记分为两种:会议纪要和行动指南。

A.会议纪要(详细的会议笔记)

会议纪要的目的是方便会后内部查阅,笔记需要较为详细,包含以下7个部分。

a.列出会议基本信息。

基本信息包括会议主题、时间、地点,参与人员(主持人、参会人员、缺席人员、会议记录员)。

b.重要人物的发言、建议和结论。

在会议笔记中,提炼关键内容非常重要。与会人员难免会说几句偏离主题的内容,做笔记应进行过滤,记录内容要贴近议题,切记不能写成流水账,要提炼发言人的核心观点、关键数据和结论。

c.会议需要解决的问题。

主要是会议的目标,以及召开本次会议是为了解决什么问题。例如,月度例会,解决的问题是跨部门协作,来共同进行新产品的发布。

d.会议决议、结论。

对于会议中已经达成一致的内容,或者会上明确的分工协作,要在会议纪要中列明。

e.计划责任人、相关时间点。

会议传达的要点往往是下一阶段的工作方向,除了记录会议精神、指导思想等,还应记录落地的具体安排,以便能形成工作计划。会议纪要需记录:会上确定的分工、责任人、推进时间、反馈时间、截止时间,便于会后进度跟进。

f.尚未解决或者需要跟进的事项。

对于会议上尚未解决的问题、暂时没有结论的事项、需要后续跟进的任务,一定要清晰列明,以便推动之后的行动。

g.对关键内容进行重点标注。

会议纪要中的重要内容和关键字,可以用红字或者加黑加粗标出。在排版时,注意阅读体验,大标题要加粗,其他标题要清晰排列。

有时间节点的跟进事项,要做出特别标识,或者用表格的形式列出。

会议纪要式笔记记录的信息较多,现场可以用电脑记录要点,同时配合录音笔或者“讯飞语记”录音,事后将录音转换为文字,辅助现场记录进行整理。

会议纪要如果是采用线上传阅的形式,除了整理在Word文档上,也可以选用腾讯文档、石墨文档、印象笔记等线上协作软件。

B.行动指南(一页纸会议笔记)。

公司会议笔记的另一种形式是行动指南,目的是指导会后行动,重要的不是全,而要记下对工作有帮助的重点信息。

借鉴日本丰田公司的一页纸工作法,我们可以用一页纸会议笔记的格式,一目了然地整理会议的关键内容,主要包含以下4个部分(见图1)。

图1 一页纸会议笔记

列出会议基本信息:

基本信息包括会议日期、主题、地点、参会

人员。

总结本次会议结论/成果:

结论先行,便于一眼识别重点,用3点总结会议的结论,即产生什么样的成果。

未解决问题:

本场会议有什么问题没有解决,安排什么时间继续

讨论。

会后行动:

会后的行动安排及相关人员。

行动指南的特点在于简明扼要,超过3点,脑子不易记住。以上4个部分,用3点进行总结。

无论是详细的会议纪要,还是一页纸的行动指南,在会议快结束时,都要确认一下会议的结论。

一方面,确保你的理解和笔记是准确的;另一方面,确保所有参会人员的理解是一致的,避免理解误差。

这一步骤虽然简单,但很多人常会忘了,导致会后理解和行动上出现偏差,降低了效率。

2)个人使用的会议笔记

美国康奈尔大学研发的“康奈尔笔记本”、麦肯锡公司自创的“麦肯锡笔记本”,以及埃森哲管理咨询公司使用的“重点表单”,都有一个通用的框架—黄金三分法,即将笔记分割为三部分,以“要点→思考→行动”顺序记笔记。

个人使用的会议笔记可以沿用这个框架进行记录(见图2)。

图2 依据“黄金三分法”的格式和方法记录的会议笔记

顶部:标题区域(主题+结论)。

拿出一张纸,在最顶部空出一个区域作为标题区域。左边记录会议主题,右边记录会议得出的结论。

三分区域的左边:会议要点。

若能一边舍弃无用的信息,一边对会议要点进行整理记录,思路就会变得清晰,也能快速得出所需的结论。记笔记的时候思考一下:这个信息需要记录吗,这个信息可以用在什么地方,就能逐渐养成快速判断信息的能力。

三分区域的中部:启发和思考。

记录会议带给你的启发和思考、不明白的地方,这些都是扩充你知识边界的信息。比如,即使你不是会议的组织者,也不妨碍你通过会议笔记来梳理思路。

当你已经能够熟练掌握会议笔记的整理方式时,也就意味着每次进入会议室,你的心里已经有了一个整体的概要,你将了解:

一次会议中,如何引导大家讨论方案,协调各方达成一致;每个方案中的流程和角色,什么时候能够完成或者推动工作进展。

那些没能在会议上解决的问题,可以记录其无法解决的原因,后期由谁跟进,以便为事后推进提供帮助。

三分区域的右边:会后行动。

写下会后要开展的活动,比如:

第一,协商内容大纲和训练营的安排(产品部××负责,××日前

完成)。

第二,选择培训地点(市场部××协助,××日前提供筛选后的场所名单)。

通过罗列事项清单的方式,整理出行动要点。无法一个人完成的工作,在旁边注明配合的同事和时间节点。

会议笔记不只是记录预定和未定事项,如果能把观察学习的信息、知识、方法记录下来,每次开会都能有一些额外收获。

当你能对会议的流程和目的有所把握,就能在后续更有节奏地开展工作,老板也将更信任你,让你承担更重要的任务。

本文摘编自《受用一生的高效笔记术》,机械工业出版社出版。

本文来自微信公众号 “管理的常识”(ID:Guanlidechangshi),作者:水晶,36氪经授权发布。

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