从会议记录到知识管理,讯飞听见正在让智慧会议走出会议室

晓曦·2021-10-19
如今的智慧会议室解决方案,早已不再止于会议室这一物理空间。

在新一轮智慧办公浪潮中,办公智慧化程度最高的空间是哪里?在很多人眼中,这个问题的答案,是会议室。 

在智慧办公空间的打造中,会议室是最寸土寸金的存在。从高清摄像头、阵列麦克风到会议大屏,智慧会议室集成了大量智能设备,其后端的智慧会议系统也顺势发展,不仅武装硬件,也将不少智能软件整合进智慧会议室,丰富会议功能。 

会议一直都是现代企业最重要的内外部沟通、协作组织形式。在广义上,无论是两三人的小组讨论、十余人的部门会议,还是成百上千人参与的培训活动,都可以视作是会议的一种。不止企业,在政府、学校、医院、非盈利机构等各类现代化组织中,会议室的地位都至关重要。 

会议室既是思维碰撞的前沿,也是各项决策的产出地,更是各项政策指令的输出窗口。如今,帮助组织打造一间智慧会议室,正在成为一片新兴的蓝海市场。通讯、OA、互联网等各个赛道的企业们,都逐渐发力,在这一领域广泛布局。 

年需求近百万间,智慧会议室如何成为一门大生意?

眼下,智慧会议室正在以前所未有的速度取代传统会议室。 

市场调研机构智研咨询此前发布的数据显示,中国数字会议系统近年来一直保持着20%以上的市场增速,到2025年,中国数字会议系统需求量有望达到84.46万套/年。 

图片来源:智研咨询

咨询机构迪显数据显示,中国现有的会议室数量约为2000万间。这意味着,到2025年,中国每年都将有约4%的会议室实现数字化、智慧化升级。智慧会议室在整个会议市场的占比正在快速提升。

而这背后的原因,也并不复杂。 

在供给侧,智慧会议室的高速发展,是科技进步的必然结果。在硬件层面,液晶面板、高清摄像头、多阵列麦克风等终端设备的成本下降,以及物联网终端设备的普及,大大降低了智慧会议室的建设成本。 

而在软件层面,AI、云计算等新技术的出现,也给智慧会议室带来了更多可能。例如,人脸识别签到、自动生成会议纪要等功能,已经成为新一代智慧会议室的标配。   

在需求侧,企业对于数字化转型的需求,催生了智慧会议室这一市场的出现。随着数字经济的到来,越来越多的企业开始追求更高效的开会体验,而智慧会议室恰恰能满足它们的需求。   

与此同时,各地兴建的新兴智慧办公园区、楼宇,也将智慧会议室作为了核心卖点。智慧会议室正在成为智慧园区、楼宇彰显自身智慧化水平的“样板间”。这是因为,打造一间智慧会议室,并不容易。   

在现代智慧会议室中,整个系统可被拆分为多个模块,例如:多媒体系统(包括会议平板、音箱等)、本地/远程通讯系统(摄像头、麦克风等)、物联网系统(灯光、空调、窗帘智能控制)以及后端的会议管理系统等等。 

(图:典型智慧会议室系统模块)

在整套智慧会议室系统中,这些模块不仅需要有机结合,产生协同, 又要尽量做到相对独立 ,可以根据客户需求进行模块化定制。这就对智慧会议室服务商提出了巨大的挑战。   

事实上,在国内市场,这些智慧会议室服务商们已经形成了多个派系。 

第一个派系,是以远程通讯、远程会议起家的服务商,如宝利通(Polycom)等,它们以IP话机、远程会议终端等硬件作为切入口,在智慧会议室概念普及之前,便在会议室内占据了自己的一席之地。在品牌认知及采购惯性上,这类企业占据了一定优势。   

而第二个派系,则是在OA、智慧办公、智慧会议软件服务起家的服务商。例如,以云视频服务起家的腾讯会议,在去年9月发布了会议室解决方案“腾讯会议Rooms”,开始布局智慧会议室市场。此外,在智慧办公、云会展领域广泛布局的科大讯飞,也以语音文字转写作为切入口,进入到了智慧会议室这一市场之中。   

与前者相比,这些服务商的智慧会议服务往往具备更友好的使用体验,也能更好地嵌入目标客户的办公及硬件系统之中。但在未来,它们也需要完成更多市场教育工作。   

如何打造一间好用的“智慧会议室”?

需要指出的是,无论是哪一派系厂商打造的智慧会议室,都已经形成了相对标准化的服务标准。而不同客户对于智慧会议室的基本需求,也大致趋同。这意味着,智慧会议室市场必然存在一定的同质化趋势。例如,大多数智慧会议室系统都具备会议室预定、签到,多设备投屏、演示文档批改等功能。智慧会议室服务商之间的竞争,也日趋白热化。 

因此,许多智慧会议室服务商都开始重新思考,现代组织到底需要什么样的智慧会议室? 

华为创始人任正非曾表示:“会议室即作战室。”随着产业数字化的不断深化,作为企业“作战指挥中心”的会议室,其软硬件系统不断迭代升级,但会议行业的基本认知却始终不变——让会前、会中、会后的会议组织和交流讨论更加方便简单。 

会议形式,无疑是会议的重要组成部分。在智慧会议室,各种软硬件组合可以让多人协作更高效。但会议背后的实质,却常常被忽略。如今,后者的重要性已越发凸显。 

在智慧会议时代,AI、大数据等新技术,可以构建会议知识管理体系,通过对会议组织流程、会议讨论过程、会议决策结论等进行留痕管理,为企业市场战略制定、项目进程推进、决策执行监督、人员绩效考核等企业重要事项提供一系列的数据参考和建议。   

但在眼下,企业对会议数据信息的挖掘,仍然停留在早期阶段,其原因也并不复杂。首先,会议室的软硬件相对分散,相关厂商难以贯穿会前、会中、会后的会议全场景,实现全流程数据流记录;其次,除会中外,会前、会后流程并不发生于会议室内,企业OA、邮件等办公系统与会议系统未必打通;最后,会议的形式和主题五花八门,所讨论内容涉及企业经营方方面面,也为数据采集、清洗、提取、分析增加了难度。   

而如今的智慧会议室服务商们,则致力于解决这些问题。 

科大讯飞旗下的讯飞听见智慧会议室解决方案为例,在智慧会议室场景中,讯飞听见引入了多项AI技术,省去了以往繁琐的开会流程,以实现会议室的无感化使用体验。例如,智慧会议室可以通过人脸识别签到,实现门禁解锁及会议人员、设备匹配,无需手动操作。   

这种无感化的使用体验,其实遍布于讯飞听见智慧会议室的设计之中。例如,通过打通账号体系和云空间,会议发起者可以将会议信息和相关资料提前同步给参会人员;通过会议指令,主持人可以定时远程进行会议室硬软件、空调灯光等设备的开启准备;而在会后,参会人员也可以通过扫码一键获得会议的记录文档并设置待办事项,定时提醒待办人进行任务反馈,所有的反馈结果会自动在下一次开会前聚合成会议主题和任务看板,实现事项的滚动推进。 

在智慧会议室之中,借助软硬合一的解决方案,讯飞听见特色的语音转写会议记录模块也得到了升级。在智慧会议室内,会议系统会根据签到和无感登录信息,自动实现参会人员与无纸化升降屏及麦克风的匹配。通过独立的麦克风,会议系统能够更好地识别出参会人员的特定声音,实现更精准的语音角色划分及会议纪要生成;会后,会议记录会作为一份参考数据附在会议待办上,便于待办人员回听回看,进一步了解待办背景信息。 

事实上,以讯飞听见为代表的智慧会议室服务商,正在通过智慧会议室探索更加智慧化的会议服务。而这也正是智慧会议室未来的方向所在。 

讯飞听见智慧会议室 AI+知识管理

智慧会议室的未来,不止于会议室

未来,我们需要什么样的智慧会议室?这个问题的答案,还要从会议的本源谈起。 

《辞源》一书对会议一词的解释为:“集众议事也。”事实上,集众、议事,也正是组织的内聚根源。而智慧会议室要做的,也就是服务好集众、议事这两件事。 

以往,智慧会议室的设计目标大多服务于“集众”,而非“议事”。现在,智慧会议室客户追求的目标,却是更好地议事。对于他们而言,集众是议事的基础,却不是议事的全部。因此,智慧会议室的建设不应流于表面,而是应该围绕议事这一根本目标,让现代组织不仅“能开会”,更要“开好会”。 

在这一点上,以语音转写服务起家的讯飞听见有着更深层次的思考。在讯飞听见的智慧会议室系统中,与会人员的沟通内容可以自动转写为文字版的会议纪要。官方资料显示,该服务的识别准确率已经达到了97.5%以上。 

在速记服务上,AI已经成为人类速记员的“平替”解决方案。许多文秘人员常常用“文山会海”一词总结自己的工作内容,而现在,有了AI速记的辅助,文秘们可以轻松地完成会议纪要工作,并根据会议纪要分配会议待办信息。 

整合包括会前、会中、会后在内的会议全流程信息流,恰恰是讯飞听见智慧会议室的灵魂所在。在智慧会议室的建设者眼中,智慧会议室的服务绝不应该仅仅聚焦于开会本身,会前的准备工作,以及会后的会议工作推进,甚至比开会本身更加重要。因此,在讯飞听见的智慧会议室系统中,为根据自动生成的会议纪要内容分配会后待办工作,也被列入了智慧会议室的核心模块之中。 

在讯飞听见智慧办公产品线总监傅冰看来,会议知识管理将成为未来智慧会议发展的重要趋势:会议是企业重要决策讨论与生产的“车间”,利用AI等新技术挖掘会议流程数据,也是企业数字化转型的重要一环。 

智慧会议室,不再只是为了跨越理解鸿沟,而是将会议预约、会议签到、会议投票、会议记录、会议待办、会议档案数据进行梳理、提炼、整合与分析,为企业重要决策的贯彻落实与监管,以及管理者战略行动提供数据依据,实现真正的企业管理效能跃迁。 

不难看出的是,如今的智慧会议室解决方案,早已不再止于会议室这一物理空间,而是深度地嵌入了现代化组织的工作流程之中,让会议突破物理空间的障碍,使信息在企业内部自由流动,让数据跨硬件共享流转,才是企业实现办公数字化、智能化,摆脱文山会海的关键所在。 

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